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Tipos de documentos comerciales: qué son, cómo se clasifican, objetivos y ejemplos de los tipos de documentos mercantiles

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Los diferentes tipos de documentos comerciales que existen son el registro escrito de cada transacción que realice en el intercambio de algún bien o servicio. Dependiendo de cada actividad los diversos tipos de documentos mercantiles son de importancia para dar respaldo a cada negociación, para el control de la contabilidad y la adjudicación de responsabilidades, derechos y obligaciones.

Existen dos tipos de documentos comerciales, los denominados negociables y los no negociables. Los primeros involucran un compromiso de pago y pueden tratarse de cheques, vales, pagarés, letras de cambio. Los segundos, son de soporte para el intercambio comercial, es decir que se utilizan para probar una negociación ejecutada o en vía, incluidos pedidos, notas de crédito, cotizaciones, etc. En este artículo nos centraremos en estos dos tipos de documentos mercantiles; también explicaremos qué son los documentos comerciales y cuáles son; y cómo se dividen los documentos comerciales.

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Factura comercial

Ya teniendo en claro qué son los documentos comerciales y para qué sirven; comenzaremos con las facturas comerciales, las cuales se emiten al exigir o solicitar un pago. Toda empresa debe registrar cada una de sus ventas o compras a crédito en un documento donde especifique los términos de la transacción, como fecha y dirección, cantidad de artículos, descripción del artículo, precio por artículo, condiciones de pago y la cantidad total vendida.  Las facturas se escriben por duplicado, una copia principal u original que es entregada al comprador y el duplicado que archiva el vendedor. La factura es la prueba documental de la compra/venta generalmente de bienes y servicios.

Factura proforma

Se trata de una factura provisional sin valor contable que funciona como propuesta de oferta comercial. Un comprador puede utilizar una factura pro forma para, por ejemplo lograr la autorización de importación de artículos o un vendedor de bienes raíces para cautivar la compra de un inmueble en proyecto. En el documento se concretan las condiciones de venta de los bienes que en caso de ser confirmadas, el interesado deberá enviar una orden de compra al vendedor. De acuerdo a cómo se clasifican los documentos comerciales, se trata de un documento no negociable.

Recibo de pago

Los recibos se utilizan como prueba de pago de bienes y servicios; es un documento que entrega un vendedor tras haber recibido dinero y la firma o sello al pie de la hoja es la comprobación de haberse concluido una deuda. Se hace un duplicado, que guarda el vendedor o empresa, como registro de la transacción con detalles del pago, entre ellos nombre, fecha, suma cancelada y el tipo de pago en efectivo, cheque u otra modalidad. De los documentos comerciales en Argentina, este es el más común.

Comprobante de pago

Es un documento que avala el depósito de dinero en una cuenta bancaria. Las entidades bancarias facilitan un formulario para el registro de datos como depositante, fecha de la transacción y el suma a depositar. El comprobante o boleta de pago debe estar firmada por el empleado del banco con el sello oficial del banco en el talón. Este es de los documentos de contabilidad que se resguarda en los libros contables de cada empresa para su uso mercantil y legal.

Cheque

Otro de los ejemplos de documentos mercantiles es el cheque, que es básicamente una orden de pago emitida por una persona o empresa cuyos fondos financieros están depositados en un banco. A través de este documento contable, cualquier persona puede retirar dinero en la taquilla de alguna entidad bancaria toda vez se comprueben los datos de validez, como firma y nombre del propietario de la cuenta corriente  bancaria. Este documento se utiliza especialmente para transacciones financieras y puede ser pagadero únicamente a la cuenta del beneficiario.

Nota de débito

De los ejemplos de documentos comerciales este se envía a una persona o empresa contra la cual tenemos el débito, para corregir los cargos insuficientes. La idea del giro de estas notas contra entidades es la de recuperar dinero, por ejemplo, en caso de material defectuoso se espera que el proveedor responda; pero también se utiliza en caso de un sobrepago. Como en cualquier otro documento financiero se debe tener cuidado de indicar los detalles necesarios, como fecha y suma debitada.

Nota de crédito

Por otro lado, las notas de créditos señalan la cantidad de dinero que debe devolverse al cliente por bienes defectuosos o dañados. De los múltiples objetivos de los documentos comerciales; las empresas usan una nota de crédito para mostrar a un comprador que ha acreditado esa transacción en sus libros; también la emite en caso de un pago que resulte ser menor de lo que debería haber sido. Se vigilan los mismos detalles que en una nota de débito; pero se distingue por la tinta roja utilizada para identificar el crédito.

Vale

Al igual que otros documentos mercantiles, este es un documento comercial utilizado por las empresas para registrar sus transacciones los libros financieros;  utilizando documentos de origen e identificando el tipo de pago en débito y crédito. Existen dos tipos de vales en lo qué es una transaccion mercantil; en efectivo que incluye pagos con recibos y cheques y los comprobantes no efectivos que se reflejan en notas de débito y notas de crédito.

Aviso de pago

Parte de lo qué son documentos comerciales y a diferencia del recibo comercial de pago, este documento lo origina el cliente. Se utiliza para especificar los pagos enviados a algún proveedor, vendedor o prestador de servicio, igual si se trata de una factura o una nota de crédito de compensación. Si el pago se realiza con  cheque, este se adjunta y envía al aviso de pago. Son tipos de documentos que genera una empresa responsable con sus clientes y contactos.

Cotizaciones

Las cotizaciones se hacen para comparar ofertas de bienes o servicios, lo realizan las empresas y personas en búsqueda de los mejores precios. Los proveedores envían sus cotizaciones, a través de las cuales describen sus productos, precios y periodos de entrega. Las empresas verifican la información y seleccionan la mejor oferta, posteriormente envían a los proveedores una orden de compra. Las cotizaciones generalmente son documentos solicitados por los agentes fiscales durante las auditorías de cuentas, para descartar o comprobar indicios de fraude.

Orden de compra

Es un documento comercial que se emite a un vendedor o proveedor cuando se desea adquirir algún producto o servicios; contiene una solicitud de pedido pormenorizada para que se verifique la disponibilidad de los productos requeridos; así como de las cantidades. El proveedor por su parte comprueba la existencia del recurso en su inventario y facilita la información al comprador, quien finalmente decide si realiza la transacción. Este documento minimiza las posibilidades de incumplimiento y errores en los pedidos.

Nota de despacho de mercancías

Es similar a una factura que se envía al momento de entregar al cliente su pedido; en ella se describe datos como nombre del comprador, fecha, cantidad de producto, precio y usualmente va acompañado de un albarán de expedición de mercancía. Este documento mercantil se usa para respaldar facturas o reclamos de mercancía dañada o no entregada, en todas las formas de transacciones comerciales. 

Albarán

El albarán entre tanto es un documento que detalla lo que se entrega, por parte de quién y la persona que lo recibió, quien debe firmarlo para confirmar la entrega. El papel redacta detalles del envío, como el número de existencia, las dimensiones del paquete, el peso del paquete y el número de unidad; así una vez recibido el destinatario puede comparar lo escrito en el papel con los productos recibidos para verificar que se trate de la encomienda correcto.

Contrato de venta

El contrato de compraventa es un documento inicial que declara la obligación del vendedor de entregar los bienes acordados y la obligación del comprador de pagarlos.

A través de este documento se describen los bienes en negociación así como las condiciones de encargo, venta y entrega previstos. La forma del contrato de venta es generalmente abierta, pero pueden agregarse condiciones generales expuestas por las partes.

Boleta de depósito

Es un documento de suma importancia para el control de las transacciones dentro de un banco. Estas son diseñadas por las entidades bancarias para que las personas puedan formalizar un depósito de dinero en efectivo o en cheque y deben ser rellenadas antes de presentarlas en taquilla con información sobre nombre del titular de la cuenta, el número de cuenta, la cantidad de dinero a depositar, entre otros datos personales. La copia del comprobante se archiva para facilitar el mantenimiento de registros.

Con estos ejemplos de tipos de documentos comerciales, también conocidos como tipos de documentos mercantiles ha quedado claro que toda negociación formal requiere una enorme cantidad de documentación para soportar su actividad financiera, que es el fin de toda empresa. Se trate de un simple ticket de caja o de la firma de un crédito habitacional, cada tarea comercial lleva detrás el cumplimiento de normas administrativas y constitutivas de acuerdo al país donde se desarrolle la actividad, que no se pueden ni deben ser pasadas por alto.

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Contreras, Iliana. (2022, 08 julio). Tipos de documentos comerciales: qué son, cómo se clasifican, objetivos y ejemplos de los tipos de documentos mercantiles. Cinco Noticias https://www.cinconoticias.com/tipos-de-documentos-comerciales/

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Iliana Contreras
Iliana Contreras
Licenciada en Comunicación Social, Desarrollo Comunitario, por la Universidad Católica Cecilio Acosta, Maracaibo, Venezuela. Técnico Medio Mercantil, Escuela Técnica Hno. Ildefonso Gutiérrez, Maracaibo, Venezuela.
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