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Planificación administrativa: qué es, principios, ventajas, clasificación y proceso de planeación administrativa

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Cuando se trata de sobrevivir en el mundo corporativo, lo mejor es contar con una buena planificación administrativa que sirva de guía para garantizar un desarrollo estable de la empresa. Hoy en día, planeación administrativa es un factor decisivo cuando se trata de prevalecer dentro de un mercado que se caracteriza por su agresiva competitividad y los cambios radicales dentro de los patrones conductuales de los consumidores.

Ciertamente, la planeación administrativa es un requerimiento fundamental dentro de cualquier iniciativa de negocios que aspira convertirse en una empresa rentable y atractiva dentro de su segmento del mercado. La planificación administrativa es sinónimo de reconocer qué es lo que realmente tiene para ofrecer la compañía, tanto desde el punto de vista operativo como en calidad de producto, y cómo esto puede traducirse en una ventaja considerable con respecto al resto de su competencia.

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¿En qué consiste la planeación administrativa?

La forma más precisa de definir qué es la planeación en el proceso administrativo, es percibirlo como una herramienta que ayuda a materializar toda la filosofía y principios éticos que definen lo que vendría siendo la empresa y cómo la misma reacciona dentro del mercado competitivo.

El mundo de los negocios es un espacio en donde no existe ningún tipo de garantías. Por lo tanto, contar con una planificación administrativa que resulte tan sólido como práctico a la hora de implementar los cambios necesarios para estimular la eficiencia y productividad dentro de la empresa.

Sin embargo, planear en la administración es más que solamente reducir costos e incorporar nuevas herramientas de alta tecnología dentro de la empresa para estimular la producción. Planeación administrativa, también tiene mucho que ver con el mejoramiento progresivo del ambiente de trabajo e implementar políticas laborales que ayuden a reforzar el compromiso de los trabajadores.

La manera más fácil de entender qué es planear en administración, es conociendo cuál es el verdadero beneficio de una filosofía empresarial fuerte y cómo la misma puede plasmarse dentro de un plan administrativo.

Una buena idea es centrarnos en el propio significado de planeación, que puede entenderse como un sistema con una serie de procedimientos que son de utilidad para poder reaccionar de la manera más acertada ante una situación específica. Esto quiere decir que, en sí, la planificación administrativa no es más que un conjunto de principios estratégicos que permiten comprender de qué manera la empresa se percibe así misma y cómo esto condiciona su comportamiento dentro del mercado.   

Los principios dentro de la planificación administrativa

Cohesión

Todo proceso de planeación administrativa debe estar basado en una serie de principios estratégicos y operaciones que resulten fáciles de interpretar. De esta manera, se garantiza que los procedimientos que forman parte de la planificación administrativa de una empresa puedan ser difundidos dentro de cada uno de sus departamentos.

Practicidad

Una planeación estratégica eficiente es aquella que está planteada sobre las capacidades, limitaciones y recursos reales con los que cuenta la empresa para poder ejecutar cada estrategia.

Medición de resultados

Ya en el propio concepto de planeación administrativa, se resalta la importancia de contar con herramientas de análisis cualitativo. Estas son cruciales para medir la eficiencia de cada una de las estrategias que se encuentran dentro de la planificación administrativa y detectar cualquier posible falla dentro del sistema.

Solución de problemas

Brindar soluciones rápidas y eficientes a cada uno de los posibles problemas que se presenten dentro de la compañía, es la mejor forma entender cuál es el propósito de la planeación dentro del mundo corporativo.

Adaptabilidad

Dentro del mundo de los negocios no existen ningún tipo de garantías, por la capacidad que posee cada una de las estrategias del plan de acción parar adaptarse a las situaciones y requerimientos actuales que impone el mercado. Esta realidad nos permite tener una idea mucho más precisa de qué es la planeación en la administración.

La buena planificación administrativa en el mundo de los negocios

Una vez que asimilamos bien a qué se refiere la planeación dentro del área administrativa, resulta mucho más fácil de entender la actitud de muchos expertos con respecto a la planeación administrativa.

Toda empresa que desea ingresar al mercado competitivo tiene que poseer una idea clara de hacia dónde se dirige y cuáles vendrían siendo sus aspiraciones reales dentro del mercado. Y esta es la mejor forma de entender lo que realmente significa la planificación administrativa.

A pesar de lo que muchos piensan, no todo dentro del mundo de los negocios consiste solo en adquirir mayor capital a través de la venta de los bienes o servicios de qué empresa ofrece en el mercado. Especialmente, cuando nos disponemos a analizar la planeación administrativa desde una perspectiva de un mercado mucho más realista.

Dicho de una forma más sencilla, la planificación administrativa es una herramienta que brinda la posibilidad de descubrir el verdadero potencial y la competitividad real de una empresa. A través de un conjunto de estrategias y procedimientos operacionales que le permitan sacar el máximo provecho de sus mejores cualidades.

Las principales características de la planificación administrativa

Lo primero que hay que tener siempre presente en cuanto a las características de la planeación administrativa, es que se trata de una herramienta diseñada específicamente para universalizar procedimientos y protocolos que sirvan de apoyo para que la empresa sea capaz de alcanzar sus objetivos.

Una vez se cuenta con una idea mucho más precisa de qué significa planeación y cuál es la finalidad de cada uno de las estrategias que forman parte del proceso de planeación del proceso administrativo; es posible hacer una deducción bastante aproximada de cuáles pudiesen ser las cualidades más evidentes de cualquier esquema de planeación administrativa.

Eficiencia, productividad y compromiso son factores que están muy presentes dentro del propio concepto de planeación en administración. Ya qué por sí solos, cada uno de ellos posee la capacidad de generar cambios considerablemente positivos dentro de todos y cada uno de los procedimientos que son realizados a diario dentro de la empresa.

Viendo todo esto desde un punto de vista organizacional, tenemos que la planificación administrativa consiste en el uso inteligente de los recursos y cualidades de la empresa con el fin de crear un plan de acción que le permita a la misma hacer mejoras significativas en su producción diaria. Y todo esto, a través de procedimientos y protocolos que a la larga no representen un gasto demasiado grande para la compañía en lo que respecta a capital y recursos.

Al estar muy consientes de qué es planeación en el proceso administrativo, se puede concluir que entre las principales características de la planeación administrativa encontramos:

Organización

Resulta prácticamente imposible no pensar en la propia definición de planeación administrativa, sin detenernos brevemente a analizar con detenimiento el peso real que tiene la organización. Ya que cuando se trata de actividades que involucra procedimientos operativos con costos operativos tan considerables como es la oferta de bienes y servicios, la organización se convierte en un factor de extrema importancia dentro de la planificación administrativa de una empresa.

Definición de un sistema de trabajo

A pesar de que muchas empresas ofertan bienes y servicios muy similares, los procedimientos y protocolos implementados para la elaboración de sus productos son totalmente distintos. Esto se debe a que cada compañía posee una visión muy particular de sus recursos y cómo sacarles el máximo provecho.  

Perdurabilidad

Es importante tener presente que la planeación administrativa, es que se trata de una herramienta diseñada para garantizar la permanencia de la empresa dentro del mercado. Por lo tanto, resulta difícil no pensar en la perdurabilidad como una de las principales características de la planificación administrativa.

Eficiencia

Dentro de la propia definición de planeación en administración, ya se menciona a la eficiencia como la propia finalidad de la planificación administrativa como herramienta administrativa de uso institucional. 

Flexibilidad

Siempre existe una posibilidad de que en algún momento la compañía tenga que hacerle frente a una situación que quizás no se había previsto con anterioridad; pero, que cuenta con los recursos humanos y administrativo para solventarla. Y es justo en este punto, en donde la flexibilidad sale a relucir como una ventaja estratégica dentro de los principios de la planeación administrativa.

Universalidad

Todas las actividades y procedimientos asociados con un sistema de planificación, deben estar plasmados de una forma que puedan hacer llegar la información de manera clara y precisa. Especialmente, cuando se tratan de estrategias que involucran máquinas y personal especializado en un área específica, como es el caso de la planificación administrativa.

Compromiso

Probablemente, el compromiso son resulte una de las características que suelas asociar qué entiendes por planeación. Aunque, si se analiza con detenimiento la influencia que tiene el compromiso en lo que se refiere a la eficiencia y precisión de los procedimientos industriales, lentamente todo empieza a cobrar más sentido.

Tiempo

No cabe dudas de que, el tiempo es una de las características claves de la planeación administrativa como herramienta de desarrollo administrativo. Sobre todo, si se tiene en cuenta todo lo que involucra el desarrollo e implementación de estrategias para mejorar la productividad y eficiencia de una empresa.

Planeación administrativa: ventajas y desventajas

Siempre resulta conveniente para una empresa contar con una buena planeación y proceso administrativo definidos para poder expandirse y adquirir mayor notoriedad dentro del mercado competitivo. Pero, esto no quiere decir que sea una herramienta infalible.

Al igual que muchas otras herramientas organizacionales, la planificación administrativa cuenta con una serie de limitaciones que pueden comprometer enormemente su eficiencia e incluso rentabilidad.

No debemos perder jamás el foco que la planeación administrativa se trata de un sistema que ayuda a estructurar protocolos para superar determinadas situaciones dentro del mercado. Sin embargo, la propia naturaleza tanto del mercado como los hábitos de consumo de las personas hacen que resulte una tarea casi imposible poder proyectar una empresa a través del tiempo.

Teniendo en consideración a estos dos elementos, es completamente posible tener una idea bastante aproximada de lo que serían las verdaderas ventajas y desventajas que trae consigo el diseño, armado y ejecución de cada uno de las estrategias que forman parte de la planificación administrativa de una empresa.

Ventajas

Promueve la eficiencia

Un punto a favor de la planeación administrativa, es que se trata de un sistema que permite conocer el potencial real de una empresa dentro del mercado. No cabe dudas que esto resulta algo extremadamente ventajoso, incluso si se trata de bienes y servicios ofertados en un entorno competitivo tan impredecible como es el mercado digital.

Cumplimientos de objetivos

Mucha de la teoría sobre la planeación como función administrativa, dibuja a la planeación administrativa como una herramienta organizacional diseñada, teniendo como referencia los objetivos estratégicos que posee la empresa. Pues, se trata de un sistema muy definido y enfocado en las cualidades reales que posee la compañía. 

Potencial de la empresa

No es exagerado afirmar que toda empresa cuenta con las herramientas necesarias para poder consolidarse con un puesto sólido dentro del mercado competitivo. Lo único que se necesita es contar con una herramienta organizacional como el planeamiento administrativo, el cual permite reconocer cuáles son los puntos a favor que posee la compañía y cómo estás pueden traducirse en un sistema que les permita alcanzar sus objetivos institucionales y de mercado.

Desarrollo de estrategias únicas

Otra de las ventajas de la planificación administrativa, es que es una herramienta la cual brinda la oportunidad de diseñar sistemas de trabajo y procedimientos administrativos que estén mucho más acorde con las necesidades reales de la empresa en ese momento. Esto con el tiempo se traduce, en la implementación de un sistema de trabajo único dentro del mercado.

Adaptación a las condiciones del mercado

La planificación administrativa no tiene por qué ser percibida como un sistema rígido e inalterable. De hecho, una de las principales características de cualquier planeación administrativa, es la capacidad de la misma para ajustar las políticas y estrategias de manera que estás permitan cubrir con las exigencias de los consumidores.

Desventajas

Imprevistos

Sin importar que tan sólida pueda parecer la planificación administrativa de una empresa, siempre existe la posibilidad de un imprevisto.  Y es justo en este tipo de circunstancias, cuando las empresas pueden llegar a experimentar pérdidas en considerables tanto de capital, recursos e incluso talento humano.

Poca proyección a futuro

Generalmente, la planificación administrativa se diseña con base en la situación actual de la empresa. Por lo tanto, no es raro que, a medida que pasa el tiempo, muchas de las estrategias planteadas comienzan a quedar obsoletas o requieren de una reestructuración completa para poder ajustarse a los requerimientos actuales del mercado.

Mercado impredecible

Este aspecto siempre ha sido percibido como el talón de Aquiles de la planeación administrativa dentro del mundo de los negocios. Sobre todo en la actualidad, en donde muchas de las ventajas estratégicas que brindan las nuevas tecnologías han hecho que los consumidores sean cada vez más demandantes y exigentes con los productos.

Costos operativos

Incluso el cambio más sutil dentro de un sistema de planificación administrativa, es una decisión que involucra un gasto importante para la junta directiva y sus accionistas. Por eso, cada cambio estratégico dentro de la planeación administrativa debe ser analizado y meditado a profundidad antes de comenzar a ejecutar cualquier estrategia.

Tiempo

Paradójicamente, el mismo elemento que pueda corroborar la eficiencia y rentabilidad de las estrategias que forman parte de la planificación administrativa; también, puede convertirse en un factor de riesgo si los planes organizacionales no se ejecutan con la inmediatez requerida.

Niveles de planificación administrativa

Cuando se analiza con detenimiento lo que es realmente la planificación administrativa y qué función cumple la misma dentro del mundo corporativo; se vuelve cada vez más evidente que debe de existir un sistema de clasificación de planeación administrativa.

Algo que se tiene que tener muy presente, es que la división que existen entre cada una de las estrategias que aparecen reflejadas dentro del sistema de planeación administrativa responden a necesidades reales y muy frecuentes dentro de cada compañía.

Si bien a lo largo del artículo hemos señalado que cada empresa posee requerimientos bastante específicos, existen algunas necesidades comunes que todo plan administrativo debe de abordar para promover la eficiencia dentro de la compañía. Estos requerimientos son los que dan origen a cada una de las divisiones que existen en la mayoría de los sistemas de planeación administrativa de la actualidad.

Entre las principales divisiones que existen en toda planeación administrativa para garantizar la eficiencia y rentabilidad de cada estrategia aplicada dentro de la empresa tenemos:

Operativa

La parte operativa es uno de los puntos más cruciales dentro de cualquier planificación administrativa. Pues es bien sabido por todos que una parte importante de la eficiencia de una empresa, se mide a través de los procesos requeridos para fabricar el producto final.

Organizativa

Ya en la propia tipología de la planeación administrativa, se hace una referencia muy directa hacia lo que es el organigrama y la jerarquía dentro de la empresa. Una sólida estructura organizativa es algo ideal para el desarrollo y consolidación de la empresa dentro del mercado, especialmente en una época en donde las nuevas tecnologías han influido considerablemente en los hábitos de compra de los consumidores.

Estratégico

Como herramienta del mundo corporativo, el principal objetivo de la planeación administrativa es diseñar protocolos y sistemas de trabajo que permitan impulsar cambios positivos dentro de la empresa. Sobre todo en lo que respecta a la cantidad de artículos que se producen diariamente y la calidad de las materias primas utilizadas para elaborar el producto final.

De desarrollo

Todas las estrategias y procedimientos que forman parte de la planeación administrativa de una empresa, se diseñan tomando como referencia la situación actual de la empresa. Pero, teniendo siempre en consideración la proyección y el alcance que las mismas pueden llegar a tener a medida que pasan los años.

Pasos para una buena planeación administrativa

Evidentemente que al tratarse de una herramienta organizacional con una proyección tan grande dentro de la compañía, crear un modelo de planificación administrativa no es precisamente un “juego de niños”.

Pero, y aunque parezca contradictorio, estructurar una planeación administrativa para una compañía es un proceso que se basa más en el racionamiento lógico de las situaciones que en el análisis frecuente de datos. Todo se centra en el reconocimiento de las necesidades y los recursos que posee la empresa en un determinado momento.

Una vez teniendo esto presente, la planeación de la administración de la compañía empieza lentamente a cobrar sentido. Solo resta diseñar un sistema de trabajo y filosofías corporativas que ayuden a obtener los resultados que se desean por medio de estrategias administrativas concretas y ajustadas a la situación real de la empresa.

La mejor forma de describir a la planificación administrativa dentro del mundo de los negocios actuales, es percibirlo como un proceso que brinda la oportunidad de analizar lo que la empresa posee y cómo esto puede ayudarle a conseguir lo que quiere, tanto dentro del mercado competitivo como con cada uno de los profesionales que trabajan en los diferentes departamentos que la conforman.

Para hacer una buena planeación administrativa de una empresa, es necesario cumplir con algunos pasos cruciales. De esta manera, nos aseguramos de que realmente exista cierta coherencia entre las estrategias que se plantean dentro del plan de acción y las metas que posee la compañía como institución que se encarga de ofertar productos para el consumo.   

Definir la visión y misión

La forma más efectiva para saber qué desea una empresa y cuál es la imagen que desea proyectar, es estudiando su visión y misión. Esto permitirá tener una idea mucho más completa de las necesidades reales de la empresa y cómo pueden ser abordadas a través de la planificación administrativa.

Establecer objetivos realistas

Otro punto de vital importancia, especialmente dentro de cualquier planeación administrativa, es estudiar a fondo los objetivos generales y específicos de la empresa para desarrollar un plan estratégico que sea tan eficiente, como práctico para ejecutar dentro de la empresa.

Construir un plan de acción

Un plan de acción es, básicamente, la forma que toma la planeación administrativa de una empresa una vez se tiene en claro cuáles son los objetivos y la situación actual de la empresa dentro del mercado. Desde el punto de vista estratégico, este es uno de los pasos que más tardados; puesto a que una buena planeación administrativa involucra un estudio muy minucioso de cada una de los requerimientos y necesidades que deben ser cubiertas para que la empresa trabaje de forma más eficientemente.

Ejecutar las estrategias

Después de que el plan de acción ha sido estudiado, discutido y aprobado por la junta directiva; el siguiente paso en la planeación administrativa es ejecutar cada una de las estrategias que forman parte del plan de acción.

Analizar los resultados

El hecho de que una estrategia se esté siendo implementada dentro de cada uno de los departamentos que conforman la empresa, no quiere decir que el proceso de planificación administrativa pueda darse por terminado. Se necesita hacer un seguimiento constante de todas y cada una de las actividades que se llevan a cabo dentro de la empresa para poder tener una idea más precisa de cómo estas influyen sobre la productividad y eficiencia de la misma.

Si algo debemos tener muy en claro, es que para sobrevivir en el mundo de los negocios es necesario contar con el apoyo de una buena planificación administrativa. Ya que la planeación administrativa no solo permite poner a prueba cada uno de los procedimientos y protocolos establecidos para estimular la productividad dentro de la empresa; también, nos ayuda a tener una comprensión mucho más amplia de la naturaleza de la misma dentro del mercado competitivo y cómo esta se manifiesta a través de las metodologías y filosofías de la compañía que existe dentro de cada uno de los bienes y servicios que ofrece al público.

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