Hay un dicho que dice que «el tiempo es oro», por lo cual debemos aprovecharlo al máximo. Pero para alcanzar esa meta, hay que tener ciertas habilidades para la administración del tiempo, ya que es más frecuente sentir que el tiempo no rinde, debido a las numerosas distracciones que se presentan en el entorno y que reducen nuestra productividad. Si te sientes identificado con este problema y deseas saber más sobre qué es el tiempo y qué significa la palabra gestión, te traemos la solución en este artículo, que habla sobre la gestión del tiempo a nivel personal y profesional.
Metodologías de enseñanza:
10 Métodos educativos infalibles para profesores creativos
Conocerás qué es la organización del tiempo, las mejores técnicas y métodos para alcanzar un mejor manejo del tiempo y algunas recomendaciones de investigadores que han dedicado libros acerca de este aspecto.
Respondiendo ¿qué es gestión del tiempo?
Iniciamos con mostrar los aspectos teóricos básicos para saber qué es la gestión del tiempo. Si te has hecho la común interrogante ¿qué es un tiempo?, se hace referencia a una magnitud física que permite establecer un periodo determinado y organizarlo, destacando que avanza sin interrupciones y que es imposible de modificar. Por supuesto, durante ese tiempo hay cierta cantidad de actividades que debemos cumplir, y ahí es donde sobresale el significado de administrar. ¿Quieres conocer más sobre qué es administración del tiempo? Lee el siguiente apartado.
Conozcamos ¿qué es la gestión del tiempo?
Cuando hablamos de gestionar, nos referimos a administrar, conducir o manejar una situación determinada para alcanzar ciertos objetivos. Teniendo claro qué significa gestión, la administración del tiempo consiste en la toma del control de manera consciente del tiempo que se emplea en las tareas, teniendo presente el significado de gestión o manejo como base para lograr el éxito en este cometido.
Dentro de un plan para mejorar la gestión del tiempo, hay tomar en cuenta las prioridades que se tengan de cada una de las actividades propuestas para así tener mayor eficacia y eficiencia a la hora de ejercer las mencionadas labores respetando el finito tiempo.
Una mirada por la definición de autores sobre la administración del tiempo
Indagando más sobre el tema, es posible conocer el punto de vista de la definición de administración del tiempo según autores y libros muchos investigadores, para que puedas profundizar más sobre este aspecto tan importante para nuestra vida.
De acuerdo con la docente estadounidense Christy Crutsinger, el concepto de gestionar el tiempo reside en
«determinar lo que uno debe hacer para fijar objetivos, decidir qué actividades son las más importantes y darse cuenta de que otras actividades tendrán que ser programadas en base a la priorización”.
Otro especialista en el tema, B.J. Claessens, destaca que la definición de administrar el tiempo se refiere al
«proceso por el cual un individuo logra realizar más eficazmente las tareas y metas, un proceso por el cual una persona obtiene el control del momento y del contenido de su actividad”.
Otro de los conceptos de administración del tiempo más destacados es el que aportan Emilse Durán-Aponte y Lydia Pujol, que hablan sobre el «proceso en el que se establecen metas u objetivos claros, se determinan las herramientas que favorecen la gestión del tiempo, se tiene en cuenta el tiempo disponible y se verifica el uso que se le da al tiempo, es decir, la percepción del control que se tiene del uso del tiempo personal».
Si bien la administración del tiempo y sus conceptos, en investigaciones iniciales estuvieron vinculados directamente a la parte profesional y empresarial, hoy en día se proyecta hacia otras áreas de la vida. Lo cierto es que resulta fundamental conocer y aplicar la gestión del tiempo de un proyecto, sea personal o laboral, para alcanzar la eficacia en los objetivos trazados.
Todo ello va a depender también de la relación de la administración del tiempo y habilidades directivas, es decir, las destrezas y competencias que tenga la persona o gestor que tenga la responsabilidad de aplicar la planificación establecida.
Beneficios de la gestión del tiempo personal y profesional
Aplicar las diferentes técnicas para administrar el tiempo trae múltiples ventajas para mejorar la productividad en la jornada personal y laboral, así que no dudes en escoger uno de los métodos recomendados por los especialistas para comenzar a sacarle provecho. Conoce más sobre los beneficios de administrar el tiempo:
Beneficios de administrar el tiempo en el aspecto personal
Como se ha hecho mención, administración del tiempo y productividad personal van de la mano, ya que no hay nada mejor que ver cómo eres capaz de realizar un número de tareas determinadas en cierta cantidad de tiempo sin ningún tipo de obstáculos y eso depende principalmente de las habilidades para administrar el tiempo y las herramientas utilizadas por cada persona.
Evita la procrastinación
Si quieres saber cómo gestionar el tiempo evita que postergues las tareas más importantes de tu vida diaria, solo debes aplicar las técnicas recomendadas por los expertos. El procrastinar se ha vuelto algo cotidiano en muchas personas, ya sea por holgazanería o falta de tiempo, lo que implica evadir responsabilidades para otro momento. Emplea las herramientas para administrar el tiempo de forma adecuada y ya no caerás en ese mal hábito.
Disminuye tu estrés
¡Sí! La correcta gestión de tiempo de un proyecto personal te liberará de esa carga pesada que genera el no terminar tus tareas en un plazo establecido o aplazarlas para después. Enfocarte a realizar las actividades pautadas y, a su vez, a manejar el tiempo correctamente, te evitará el trabajo bajo presión constante.
Realiza tus tareas en menos tiempo
Obviamente, al desarrollar tus habilidades para administrar el tiempo, podrás ejecutar variadas actividades en un reducido tiempo, en comparación al pasado, donde la jornada carece de organización y gestión, haciendo que se prolongue la duración de las tareas.
Aumenta tu autoconfianza
Al tener desarrolladas tus destrezas a la hora de gestionar el tiempo en tu día a día, notarás que tendrás seguridad, ánimo y fortaleza al momento de hacer tus actividades, aspectos que son los pilares más importantes de la autoconfianza de una persona.
Mejora tu calidad de vida
Al no postergar las actividades pautadas, no desarrollas estrés, lograr realizar tus tareas a tiempo e, incluso, queda espacio extra para ti, tu familia y tus amigos.
Ventajas de la administración del tiempo en el trabajo
La definición de tarea en administración está interrelacionada con la limitación del tiempo, por lo que se establece un plazo determinado para entregar las responsabilidades y actividades competentes. Entre los beneficios de la gestión del tiempo en el trabajo se encuentra:
Mayor efectividad en el manejo del tiempo (habilidades directivas)
Una de las principales características de la administración del tiempo en el ámbito laboral es que permite demostrar las habilidades directivas que todo profesional o trabajador posee. Una de esas habilidades es, precisamente, gestionar en tu entorno laboral, y el tiempo es oro en esa área, por lo que si lograr organizarte y hacer de tu tiempo un aliado, podrás desarrollar mayor efectividad en tu puesto de trabajo, algo muy preciado al momento de un ascenso.
Mayor rendimiento
La correcta gestión del tiempo del proyecto laboral a ejecutar permitirá que facilites el desarrollo del mismo, siempre y cuando organices debidamente los pasos a seguir y enfoques tu esfuerzos en los que requieran más demanda.
Mejor ambiente laboral
Una mayor productividad en los empleados reduce el estrés y la presión y facilita las comunicaciones y relaciones entre el líder y sus trabajadores, haciendo un entorno ameno y positivo para laborar.
Efectividad en los procesos internos de una empresa
Al ejecutar un plan para mejorar la gestión del tiempo en una empresa determinada, los principales elementos de la misma, recursos y personal, pueden ser manejados de forma eficaz, haciendo que los procesos empresariales fluyan correctamente.
Cero estrés en el trabajo
Al no realizar todas las actividades laborales al mismo tiempo, tomando en cuenta el nivel de prioridad de cada una de ellas y teniendo un ritmo de trabajo cónsono a un método de administración establecido, se puede disminuir considerablemente el estrés que, en muchas ocasiones, se hace presente en un espacio de trabajo.
Métodos y técnicas de administración del tiempo
En este artículo que te servirá como introducción de administración del tiempo, dedicamos un apartado especial para los distintos métodos y técnicas aplicados en este ámbito. Descubre los más utilizados a continuación:
Método POSEC
Basado en la reconocida pirámide de necesidades humanas de Abraham Maslow, es uno de los métodos más utilizados. Su aplicación ayuda a armonizar el tiempo laboral, personal, familiar y social sin ningún tipo de problema.
Su nombre es un acrónimo compuesto por las siglas de las palabras anglosajonas Prioritize, Organize, Streamlime, Economize and Contribute, estructura determinada para ejecutar las labores a tiempo.
- Priorizar: objetivos más importantes. Realizar tus tareas relacionándolas con tus metas y tu vida.
- Organizar: una vez hayas priorizado tus actividades, es momento de organizarlas para poder ejecutarlas paso a paso.
- Streamlining o racionalizar: es la ejecución de tareas que no resultan agradables pero que, de algún modo, su realización permitirá que goces de un máximo bienestar.
- Economizar: se refiere a las labores o actividades importantes pero que no requieren suma urgencia. Pueden tratarse de actividades recreativas, hobbies o, en la parte laboral, la realización de algún informe o trámite administrativo.
- Contribuir: resulta ser un apartado para las obligaciones sociales, como reunirte con amigos o devolver al mundo lo que él te brinda cada día. Es el último estadio para alcanzar la armonía plena.
Matriz Eisenhower
Debe su nombre al general y 34° presidente estadounidense Dwight D. Eisenhower, quien sobresalió por su amplia y eficiente productividad, incluyendo la gestión del tiempo de sus labores. Fue inspiración para el administrador de empresas y escritor Stephen Covey que, en su libro más exitoso, «Los siete hábitos de la gente altamente efectiva», dio a conocer esta matriz o caja de Eisenhower.
De acuerdo a esta técnica, las tareas se dividen en cuatro cuadrantes:
- Urgente e importante: tareas que hay que realizar de inmediato por ser esenciales para la eficacia y efectividad.
- Importante pero no urgente: actividades que se pueden programar a mediano o largo plazo.
- Urgente pero no importante: son aquellas labores que si bien deben ser ejecutadas en un tiempo limitado, no requieren de tu atención directa, por lo que puedes encomendarlas a otra persona.
- Ni urgente ni importante: son aquellas actividades que debes descartar o eliminar por ser una distracción en tu labor, por lo que tienes que evitarlas en lo posible si no quieres perder el tiempo.
Análisis de Pareto
Fundamentándose en la ley del 80-20 establecida por el economista y filósofo italiano Vilfredo Pareto, este método se aplica perfectamente en la administración del tiempo, tomando en cuenta que el 80% de productividad de una persona puede alcanzarse realizando solo el 20% de las labores pautadas. De igual modo, el 80% de acciones de una tarea genera 20% de beneficios.
Esta regla ayuda a la persona a enfocarse en las acciones con mayor relevancia de un proceso, en una manera de demostrar que es cuestión de esfuerzo y no del número de horas que inviertes en una labor, lo que prevalece, dando paso a las tareas priorizadas.
Método Dominó
Algo tan simple como una ficha de dominó puede derribar a todo un grupo de ellas. Esta demostración científica es plasmada en este método, cuya premisa expone que al realizar una tarea, por pequeña que sea, facilitará la siguiente, permitiendo un mayor y rápido avance en todas las actividades propuestas en un día.
Lo ideal es ejecutar las tareas más complicadas, tediosas o complejas en un primer momento, ya que se tratan de actividades que requieren de mayor dedicación y energía. Cumplido este objetivo, será más cómodo seguir con los otros quehaceres de tu jornada.
Análisis ABC
Esta técnica es frecuentemente implementada en la administración empresarial, ya que permite la distribución y clasificación de tareas conforme al nivel de importancia, prioridad o urgencia en la que deben ser ejecutadas. Utiliza las primeras letras del alfabeto para establecer la categorización de labores:
- A: tareas muy importantes, que deben ser ejecutadas por la persona encargada de ellas sin poder delegarlas a otra persona, por ser actividades de vital importancia tanto para el aspecto profesional, laboral como el personal.
- B: tareas importantes, pero no urgentes, que pueden ser encargadas a otra persona por tratarse de una labor que no requiere máximo esfuerzo.
- C: tareas poco importantes pero urgentes. No gozan de prioridad pero, de igual manera, ameritan ser ejecutadas para mayor efectividad.
Las mejores herramientas de gestión del tiempo y sus características
Las herramientas son la esencia verdadera de lo que es la gestión del tiempo en general, por lo que aplicar las mejores estrategias al momento de realizar una actividad en un período limitado, te permitirá rendir y ser eficiente al culminarla. Conoce más sobre las mejores herramientas de gestión del tiempo y sus características:
Prioriza las tareas a realizar
Debes tomar como punto de inicio las actividades que requieran mayor dedicación o esfuerzo, las que son urgentes e importantes. Todo es cuestión de analizar y clasificar las labores de vital importancia para realizarlas en primer lugar. Para ello, debes tener una planificación establecida con el fin de que desarrolles tu jornada sin inconvenientes.
Establece plazos para tus actividades
Para toda tarea o labor, debes limitar un tiempo. No te dilates al momento de realizar una actividad que puede requerir corto tiempo, organízate y define un plazo para cada una de las labores a realizar en el día y será más sencillo y productiva su ejecución.
Implementa el uso de una agenda
No hay nada más fácil y efectivo que recurrir a una agenda (física o digital) para tener el control de tu tiempo. Este recurso permite la organización eficiente de las labores personales y laborales, manteniendo el ritmo de tu planificación sin dispersión alguna.
Define bloques de tiempo
Distribuye tu tiempo laboral o personal en bloques de tiempo. Una de las técnicas más reconocidas para organización bajo este concepto es la técnica pomodoro, que consiste en sesiones de trabajo en 25 minutos, seguidas de descansos de cinco minutos, todo ello haciendo uso de un temporizador.
Organiza tu espacio de trabajo
Tener todo bien organizado en tu despacho evita la distracción que puede generar buscar un documento perdido, consumiendo tu valioso tiempo. Ordena tus papeles fundamentales en carpetas o ficheros, limítate a tener en tu mesa de trabajo lo más importante, no la llenes de elementos que, al final, pueden ser innecesarios.
Termina toda tarea que empiezas
No caigas en el mal hábito de la procrastinación. Solo debes concentrarte al 100% en la labor que tienes que cumplir, enfócate en terminarla en el plazo establecido y evita todo descuido que genera evadir alguna actividad.
Los 8 mejores libros para el manejo del tiempo
La administración del tiempo es un tema que ha sido investigado, estudiado y analizado por numerosos autores y escritores, publicando sus hallazgos y opiniones en destacadas publicaciones sobre este aspecto. Aquí te dejamos los 8 mejores libros sobre la gestión del tiempo:
1. Solo una cosa
Teniendo al tiempo como el activo más valioso de los humanos, los autores y empresarios inmobiliarios Gary Keller y Jay Papasan publicaron en 2013 este maravilloso libro, que en pocos meses de publicado se convirtió en un bestseller. Los escritores manejan la definición de prioridades, tanto en el ámbito personal como el profesional y laboral, en donde debe hacerse el máximo enfoque para realizar las actividades planteadas y así obtener resultados extraordinarios. Este libro es uno de los máximos referentes del tema de gestión del tiempo, además de ser de amena y dinámica lectura.
2. La técnica Pomodoro
Se trata de uno de los libros más famosos en todo el mundo en lo que se refiere a manejo el tiempo. Escrito por el ingeniero informático Francesco Cirillo, inspirándose en el temporizador de cocina en forma de tomate, creó una técnica eficaz para lograr que las personas optimicen su tiempo implementando bloques o plazos para la ejecución de sus tareas. Ha sido reeditado en múltiples oportunidades debido al éxito obtenido por plasmar maravillosos métodos y acciones básicas para mejorar la gestión del tiempo.
3. La semana laboral de 4 horas
La publicación del reconocido empresario estadounidense Timothy Ferris es el relato de su experiencia personal, pasando de ser un trabajador de horario normal con un salario promedio a convertirse en un exitoso hombre de negocios con una jornada laboral notablemente reducida, pero de cuantiosas ganancias, todo ello logrado gracias a su efectivo manejo del tiempo. Es una guía de prácticos consejos que te ayudará en la administración del tiempo, alcanzado una mejor productividad y éxito.
4. ¿Cuándo?: la ciencia de encontrar el momento preciso
La ciencia del tiempo es plasmada por Daniel H. Pink en este interesante libro, que reseña en prácticos consejos y herramientas, cómo debe desarrollarse una efectiva organización de ideas, fundamentándose en la priorización de tareas y cómo realizarlas dominando el tiempo finito que tenemos. Sin duda, una extraordinaria y sencilla lectura que mezcla de investigación científica y experiencias cotidianas, mostrando diversos estudios que se han realizado sobre el tema, así como también sencillos tips para ser implementados en la vida diaria.
5. Organízate con eficacia
Este maravilloso libro muestra una de las novedosas técnicas utilizadas para la administración del tiempo: el método GTD, siglas de Getting Things Done, siglas del título en inglés del libro. Su autor, David Allen, ha desarrollado esta herramienta con el fin de demostrar que la productividad de una persona se obtiene cuando está en un estado de relajación, sin presiones ni contratiempos. Si eres de los que viven sumergidos en una presión constante por falta de tiempo, esta es una lectura recomendada para que superes ese obstáculo.
6. El principio 80/20: el secreto de lograr más con menos
El reconocido principio de Pareto es la fuente de inspiración para esta publicación de Richard Koch, el cual demuestra una visión más productiva, aplicada no solo en el ámbito laboral, sino en todo aspecto de tu vida. Tomando tiempo y recursos como los aspectos fundamentales de una tarea determinada, se debe hacer enfoque en el 20% que representan las acciones de mayor esfuerzo. Logrado ese objetivo, puedes avanzar y alcanzar la totalidad de la labor con gran eficacia.
7. Primero, lo primero
Para alcanzar el éxito en el campo de la administración del tiempo, primero debes aplicar ese principio en tu vida. Y esto precisamente es lo que demuestra el célebre escritor Stephen Covey en este libro, donde desarrolla su punto de vista en cuanto al establecimiento de objetivos importantes para cada persona, los cuales deben ser considerados como prioridad para ser ejecutados a la brevedad posible. La amena realización de actividades propias generará una reacción en cadena hacia otras áreas donde establezcas la gestión del tiempo, logrando así disfrutar de una vida plena.
8. ¡Tráguese ese sapo!: 21 estrategias para tomar decisiones rápidas y mejorar la eficacia profesional
La obra de Brian Tracy es uno de los clásicos en el tema de la administración del tiempo y la productividad como resultado de esta gestión. A través de fáciles y útiles consejos, el autor desarrolla que, a pesar de que el tiempo es un recurso sumamente limitado que no se debe modificar, no es impedimento para levar a cabo una correcta efectividad en los quehaceres profesionales, laborales y personales, destacando en ello la resolución, disciplina y la toma de decisiones. Esta es una maravillosa guía que hay que seguir si deseas superar el hábito de la procrastinación, que no deja otra consecuencia que la postergación de labores importantes.
La administración del tiempo es un aspecto tan preciado en estos días que nos hemos mantenido ocupados, realizando un sinfín de actividades, hasta el punto de desear que el día tenga una hora extra. Las acciones básicas para mejorar la gestión del tiempo harán posible una mejor efectividad en tu producción tanto en tu cotidianidad como en el área profesional y de trabajo, librándote del estrés que conlleva dejar alguna tarea incompleta, al igual que te genera una sensación agradable de satisfacción por cumplir con tus responsabilidades diarias sin inconvenientes.
