El estilo de vida tan acelerado que llevamos en la actualidad nos obliga a usar al máximo nuestro ingenio y capacidades para descubrir un sistema que nos ayude a llevar un estilo de vida mucho más eficiente. A primera vista la Matriz de Covey podría parecer solo un sistema diseñado estrictamente para el mundo profesional y corporativo, lo que muchos no saben es que los cuadrantes de Covey pueden ser adaptados para permitirnos la posibilidad de ser más eficientes en otros aspectos de nuestra vida.
Gestión del tiempo:
Qué es, métodos, libros y las mejores herramientas de administración del tiempo
¿Qué es la matriz de Covey?
La matriz de Covey es una teoría de administración en donde cada una de las responsabilidades y tareas diarias que debe realizar una persona durante el día es jerarquizada y colocada dentro de unos cuadrantes del tiempo que tienen el nombre de cuadrantes de Covey.
El principio teórico que explica qué es la matriz de administración del tiempo según Stephen Covey expresa que los propios cuadrantes de Covey no son más que un sistema de administración del tiempo productivo el cual yace dentro del principio de una tarea importante vs urgente.
Biografía de Stephen R. Covey
Stephen Richards Covey fue un empresario, conferencista y escritor estadounidense quien alcanzó fama gracias a su libro “Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Eficiente” publicado en 1989.
Es en esta publicación donde el propio autor introduce un sistema de administración del tiempo laboral que posteriormente sería denominado como la matriz de Covey, y que es consecuencia de un estudio que realizó sobre los increíbles niveles de productividad que mostró Dwight D. Eisenhower (34º presidente de los Estados Unidos) durante su vida. Por este motivo también se la conoce como la matriz de Eisenhower.
¿En qué aspectos de la vida sería útil aplicar la matriz de Covey?
Si bien es crucial señalar que la matriz de Covey es un principio que nace de una necesidad de productividad asociada al trabajo, muchos especialistas sostiene que el método de cuadrantes sugerido por Covey puede ser aplicado fuera del mundo laboral.
Características de los cuadrantes de Covey
Para poder entender los principios que rigen a los cuadrantes de Covey es necesario primero tener una idea más clara de lo que se considera una tarea urgente e importante, administración del tiempo y la influencia que las mismas tienen sobre la productividad de una persona.
Los 4 cuadrantes de Stephen Covey son la base central de toda la teoría de la matriz de Covey, en la teoría de la productividad de Covey estas cuatro divisiones están representadas por las:
- Tareas Importantes
- Tareas Urgentes
- Tareas No Importantes
- Tareas No Urgentes
La matriz Covey nace de las cuatro combinaciones posibles de cada una de estas divisiones.
Importante- Urgente
En esta división podemos encontrar todas las tareas que requieren una especial atención de nuestra parte. Ya que dentro de los cuadrantes de Covey, es en el primer cuadrante donde se agrupan todas las emergencias y actividades que están sometidas a un período de tiempo determinado para ser concluidas.
Aquí se encuentran las emergencias, los imprevistos y actividades que están sometidas a un plazo preestablecido por ejemplo la entrega de un reporte anual de producción o un balance mensual de costos y presupuestos.
Importante – No Urgente
La segunda división dentro matriz del tiempo de Stephen Covey es en donde podemos encontrar todas las actividades o responsabilidades que poseen importancia para nosotros, pero que no están sometidas a ningún tipo de factor temporal que las condicione.
Dentro del segundo escalón de la matriz de Covey tenemos la redacción de informes semanales o contactar un cliente para dar cierre a una venta.
No Importante – Urgente
El tercer segmento de la matriz para la administración del tiempo de Stephen Covey es donde podemos encontrar todas aquellas actividades que requieren una resolución inmediata, sin embargo no necesariamente representa parte de nuestras responsabilidades dentro del trabajo.
Por lo general en los cuadrantes de Covey, la tercera división están reservadas para labores que pueden ser fácilmente delegadas a otro compañero como por ejemplo enviar un correo a un cliente o realizar una llamada para verificar el suministro de algún producto dentro del almacén.
No Importante – No Urgente
Finalmente dentro de los cuadrantes Covey nos topamos con una cuarta división. La misma está asignada para todas aquellas actividades más superficiales que forman parte del trabajo diario aunque realmente no tienen verdadera relevancia dentro de la matriz del tiempo.
En la cuarta división de la matriz Covey podemos encontrar algunos de los procedimientos más rutinarios dentro de cualquier espacio laboral como puede ser por ejemplo revisar la bandeja de correos o una reunión matinal sin ningún objetivo concreto.
Beneficios de implementar los cuadrantes Covey en nuestra vida
Nunca hay que perder de vista que la finalidad de los cuadrantes de Covey es ayudarnos a maximizar el uso de nuestro tiempo para así lograr ser mucho más eficientes.
Por lo tanto, la matriz de Covey es un principio de organización que puede ser implementado de forma eficiente en diversos aspectos de nuestra vida como por ejemplo:
La matriz Covey en nuestra vida personal
Sencillamente es innegable el hecho de que los cuadrantes de Covey están mayormente enfocados a la productividad y administración del tiempo dentro de un ambiente laboral. Sin embargo existen muchos principios que comprenden de la matriz de Covey pueden ser aplicados dentro de una matriz de administración del tiempo personal.
Muchos expertos en economía sostienen que aplicar la matriz de Covey dentro de la vida diaria puede aportar beneficios importantes que cambiarán por completo el estilo de vida de una persona. Entre los más relevantes tenemos:
Permite aprovechar mejor el día
Aunque muchos no lo vean de esa forma, el manejo adecuado del tiempo es una parte crucial dentro de las ciencias económicas. Por este motivo no resulta extraño que muchos economistas como Stephen Covey hagan tanto énfasis en este factor como algo determinante dentro de la vida.
Si se comprende bien los principios dentro de la matriz de la administración del tiempo de Covey, no solamente se podrá mejorar considerablemente la productividad dentro del área laboral. Los cuadrantes de Covey también son de utilidad para aprender a definir la relevancia de cada tarea que realizamos a diario y aprender cuáles son realmente valiosas para nosotros.
Ayuda a entender la importancia real de cada tarea
Una parte importante dentro la agenda Covey para administrar eficientemente el tiempo consiste en comprender cuáles son las diferencias entre una tarea importante y una tarea urgente dentro de nuestra vida en general.
La matriz Covey es un buen sistema para aprender cómo llevar un control de lo urgente e importante que nos permita ejecutar cada una de las tareas diarias eficientemente sin que las mismas terminen por convertirse en una carga emocional que pueda afectar negativamente nuestra productividad general.
Enseña a diferenciar entre importante y urgente
Algo muy práctico dentro del principio más fundamental de toda la teoría que sustenta la matriz de Covey, es que su tesis sostiene que para lograr ser más productivo es necesario establecer un cuadrante de prioridades.
Cuando las personas adquieren mayor conciencia sobre las cuales de sus tareas diarias son importantes y cuáles son urgentes, entonces adquiere la capacidad de poder diseñar un plan de acción que le permita cumplir con todas ellas sin desgastarse ni física ni psicológicamente.
Es útil para controlado el estrés
Entender como las emociones que afectan la productividad como el estrés y la ansiedad pueden afectar nuestra capacidad para solucionar tareas es el punto de partida para entender mejor qué es una matriz en administración de tiempo.
Una persona que es capaz de encargarse de múltiples responsabilidades y tareas a lo largo del día sin sentir los efectos negativos del cansancio por estrés puede ser considerada como un buen ejemplo de matriz de tiempo personal eficiente según los principios de la teoría de Stephen Covey.
Se aprende la importancia de aprender a decir no
De todas los beneficios que puede traer consigo la aplicación de los cuadrantes de Covey dentro de la vida diaria, aprender a delegar o simplemente ignorar ciertas tareas para enfocar nuestra energía en otras más relevantes es una de las enseñanzas más importantes que nos deja la matriz de Covey.
Para hacer una buena administración del tiempo según autores como Stephen Covey es importante aprender cuáles de las tareas diarias son realmente cruciales para la persona a largo plazo. Y lo cierto que para poder realizar esto, es necesario ser muy honestos y analizar con detenimiento la importancia y urgencia que posee cada tarea dentro de nuestro esquema de productividad.
La Matriz Covey en nuestra vida profesional
El concepto de matriz del manejo del tiempo dentro de la economía es un concepto que obviamente está más enfocado hacia la productividad y eficiencia de las personas dentro de un ambiente laboral.
Es muy cierto que la matriz de Covey puede ser aplicada en varias etapas de la vida en general, los mejores ejemplos de matriz de tiempo de Stephen Covey y los beneficios que se obtienen del buen uso de la misma son aquellos que están relacionados con el ambiente profesional y laboral.
Mejora el uso del tiempo laboral
El uso eficiente del tiempo disponible dentro de las horas laborales es algo fundamental para entender con precisión qué es la matriz de tiempo.
Actualmente los cuadrantes de Covey representan uno de los esquemas de productividad más utilizados por la mayoría de las empresas, especialmente aquellas especializadas en áreas como las ventas de productos y servicios.
Permite diseñar un plan de acción más acorde a nuestras prioridades en el trabajo
Dentro del mundo corporativo y profesional los verdaderos beneficios de la matriz de Covey son mucho más evidente es en este punto. Ya que un cuadrante urgente-importante brinda la oportunidad de crear un ambiente de trabajo con objetivos mucho más definidos.
Para muchos expertos en administración y adiestramiento laboral los beneficios de los cuadrantes de Covey son totalmente lógicos, incluso dentro de un mercado laboral donde los avances tecnológicos han permitido automatizar muchos de los procesos.
Reduce la cantidad de estrés o ansiedad que producen las responsabilidades del trabajo
Para Stephen Covey uno de los peores enemigos de la productividad y la eficiencia en la administración del tiempo son las emociones negativas como el estrés. Justamente esto mismo fue lo que indujo a plantear los cuadrantes de Covey como un sistema de administración de tiempo laboral más enfocado en la naturaleza del ser humano.
La mayoría de los psicólogos coinciden en que establecer una matriz de gestión del tiempo eficiente es algo extremadamente beneficioso, sobre todo para reducir de forma significativa la ansiedad de muchos trabajadores ante la posibilidad de un imprevisto o retraso dentro de su jornada laboral.
Ayuda a replantear nuestro rol e importancia dentro del grupo de trabajo
Una de las características más importantes de los cuadrantes de Covey es que además de permitirle la posibilidad a cada trabajador de hacer un mejor uso de su tiempo, también el sistema posee una finalidad didáctica.
La matriz de Covey brinda la oportunidad de que cada profesional sea capaz de tener una idea mucho más amplia de sus responsabilidades y el verdadero valor que tiene su rol dentro de la dinámica laboral.
Simplifica enormemente la carga laboral de todos los trabajadores
La matriz de Covey no solamente se centra en el uso del tiempo de trabajo y la jerarquización de las tareas diarias. También le brinda a cada persona la posibilidad de diseñar una metodología que le resulte más cómoda de aplicar dentro de su entorno laboral.
Dentro de la definición de matriz del tiempo está siempre presente la idea de que la finalidad de dicho principio, es la de hacer de la misma una herramienta práctica que se puede ajustar sin problemas a cualquier ambiente laboral. Y el lógico suponer que la matriz de Covey se encuentra entre una de las más fáciles implementar y ajustar a las necesidades específicas de cada trabajador.
Ejemplos prácticos de cuadrantes Covey
A continuación encontrarás ejemplos de diferencia entre urgente e importante, o mejor dicho, ejemplos de la aplicación de los cuadrantes de Covey en la vida profesional y laboral.
En la vida profesional
Para poder aplicar apropiadamente la matriz de Covey dentro de nuestro entorno laboral es fundamental aprender realmente en que se basa el sistema de jerarquización de tareas en el que se basan los cuadrantes de Covey.
Lo cierto es que esto no es del todo difícil de entenderlo a nivel teórico, el verdadero reto consiste en descubrir como la matriz para el manejo del tiempo se puede adaptar a nuestra situación laboral particular. Pues algo que jamás se debe olvidar dentro de la matriz de Covey, es que es una herramienta de administración y uso del tiempo que se basa en los juicios y la dinámica de trabajo de cada individuo.
Como puede observarse en el gráfico anterior, dentro de los cuadrantes de Covey lo más recomendable es centrar el esfuerzo laboral en las actividades que se encuentran en el cuadrante 2 que corresponde a las actividades importantes pero no urgentes.
Esto es así porque el cuadrante 1 de la matriz de Covey está destinado a las emergencias, es decir prioridades que están sujetas a un período de tiempo determinado para ser cumplidas y por lo tanto resulta más desgastantes. En cuanto a los cuadrantes 3 y 4 se encuentran las actividades importantes más no son del todo relevantes o incluso pueden considerarse descartables dentro de la dinámica laboral.
Existen en el mundo corporativo muchos ejemplos de matriz de tiempo que utilizando los sistemas de jerarquización y priorización de tareas que sugiere Stephen Covey han logrado tener una proyección bastante buena después de haber aprendido como implementar los cuadrantes de Covey dentro de su sector.
En la vida personal
La matriz de Covey también puede ser ajustada y aplicada eficientemente en muchas otras áreas de nuestra vida cotidiana para lograr sacarle el mejor provecho al tiempo del que se dispone.
Sin embargo, un cuadrante Covey no se trata de hacer listas de tareas por cumplir o de establecer un momento del día para ciertos tipos de actividades. El verdadero secreto dentro de la Matriz Covey, es poder cumplir con todas las actividades programadas enfocando mayor atención a aquellas que poseen mayor relevancia a largo plazo; dicho de una forma más simple se trata de enfocar la mayor cantidad de esfuerzo y energía en resolver las tareas que forman parte del segundo cuadrante.
Como puede apreciarse en el gráfico anterior, en nuestro día a día existen muchas tareas urgentes e importantes las cuales pueden ser organizadas y categorizadas utilizando la matriz de Covey.
Uno de los más comunes y por tanto el mejor de los ejemplos de cómo la matriz de Covey puede ayudar a gestionar más eficientemente el tiempo es cuando planeamos encontrar un equilibrio entre trabajo y la familia. Cuando una persona tiene muy en claro cuáles son las actividades importantes y urgentes en cada uno de los aspectos de su vida, entonces el proceso de administrar el tiempo disponible le resultará mucho más fácil de ejecutar.
Por ejemplo, dentro de la dinámica de muchos trabajos existen muchas tareas que pueden ser delegadas o incluso pospuestas para otra oportunidad donde se cuente con más tiempo para ejecutarla adecuadamente. En lugar tener reuniones semanales dentro del trabajo sin ninguna finalidad clave dentro de la dinámica laboral, resulta preferible diseñar una agenda mensual con objetivos claros para que cada trabajador sepa a donde debe ir enfocando sus esfuerzos cada semana.
De esta forma cada persona será capaz de analizar por su cuenta hacia qué área de su trabajo deben ir dirigidos sus esfuerzos y de esta forma establecer por sí misma un sistema que le permita establecer qué tareas son importantes y cuáles son urgentes.
8 consejos para mejorar la administración del tiempo los cuadrantes Covey
1. Aprender a darle a cada tarea el valor que le corresponde
Aunque si bien es cierto que dentro de la matriz de Covey existen los cuadrantes de tareas o actividades no importantes o no urgentes, esto no quiere decir necesariamente que no tengan importancia.
Lo cierto es que dentro de la matriz urgente-importante todas las tareas asignadas tienen su importancia en el sistema del trabajo. Es por esto que muchos economistas señalan que los cuadrantes de Covey no pueden ser tomados como una herramienta para desechar tareas, la matriz Covey es simplemente una herramienta para ayudar a priorizar ciertas actividades dependiendo de su importancia y urgencia.
2. Enfocar el esfuerzo en las tareas que corresponden al cuadrante 2
Para muchos de los defensores de las teorías y metodologías de Stephen Covey, es justamente en este punto donde realmente la eficiencia de la matriz Covey puede ser percibida.
Muchos de los ejemplos de urgente e importante que Covey cita en “Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva” se basan en casos reales de emprendedores y economistas que diseñaron sistemas que les permitiera priorizar las tareas que fuesen más influyentes sobre su sistema de trabajo a corto, media y largo plazo. En otras palabras, se volvieron personas más eficientes priorizando las tareas que corresponden al cuadrante 2.
3. Para administrar bien el tiempo hay que conocer la diferencia entre importante y urgente
Uno de los errores más comunes que cometemos a lo largo de nuestra vida laboral, es que en ocasiones le damos mucha prioridad a actividades que son importantes dentro de la dinámica de nuestro trabajo, pero que a largo plazo no resultan ser del todo relevantes.
La base de cualquier cuadrante de Covey consiste en aprender cómo se utiliza el tiempo disponible y de qué forma sacarle mayor provecho. Y para poder hacerlo de la forma correcta, primero hay que saber identificar actividades son importantes y urgentes.
4. Ser honestos con nosotros mismos es la mejor manera de sacarle provecho al tiempo
La matriz de Covey es una herramienta de administración del tiempo la cual nos brinda la posibilidad de poder organizar las tareas diarias considerando que tan decisivas resultan las mismas para nuestros objetivos personales.
Si bien todas las tareas y responsabilidades tiene importancia dentro de nuestra vida en general, es importante saber bien cómo distribuir el tiempo de que modo se puede cumplir con la mayor cantidad de ellas durante las horas de productividad. Los cuadrantes de Covey son una herramienta perfecta para reflexionar seriamente sobre cada tarea diaria y su relevancia.
5. No todas las tareas diarias tiene que volverse una urgencia
Tratar todas las tareas como asuntos de urgencias es uno de los errores más comunes que solemos cometer todos en algún momento de nuestra vida laboral.
La matriz de Covey nos da la oportunidad de analizar con mayor detenimiento cada tarea diaria y darles asignarles un valor que permita darles el lugar dentro de un sistema de jerarquización de prioridades. Es normal que algunas tareas que encajan dentro del cuadrante de las no importantes – urgentes pudiesen parecer del primer segmento y por esto es importante tener una idea clara de donde se encuentra cada tarea en los cuadrantes de Covey.
6. Las tareas más superficiales es mejor delegarlas
Para nadie es un secreto que el peor enemigo de la productividad en el sentido más extenso de la palabra, es el desgaste físico y emocional que produce sobre nosotros las emociones negativas como el estrés.
Aunque es inevitable que todas las responsabilidades y tareas diarias tengan una cierta carga de estrés, herramientas como la matriz Covey nos permite tener una idea más clara sobre que tareas deben ser consideradas prioridades y cuáles podrían ser pospuestas o incluso delegadas.
7. Es mejor concentrarse en las tareas con relevancia en el tiempo
Parte importante de la efectividad de la matriz de Covey como herramienta de administración de tiempo y productividad, radica principalmente en el sistema de jerarquización y priorización de ideas que forma parte de los cuadrantes de Covey.
Según Stephen Covey, la forma más fácil de mejorar la utilización del tiempo es concentrando las energías en todas aquellas tareas y responsabilidades que cuentan con una influencia temporal a corto, mediano y largo plazo. Es decir, que para mejorar nuestra productividad es necesario concentrar nuestra energía física y mental en las tareas que pueden ser englobadas en el segundo cuadrante.
8. Usar eficientemente el tiempo es la mejor forma de mantener bajo control las posibles emergencias
Muchos estudios realizados recientemente han comprobado que los trabajadores que se concentran más en el cumplimiento de las tareas que corresponden al segundo cuadrante dentro del sistema de cuadrantes de Covey, han alcanzado un incremento considerable de su productividad en el trabajo.
Y es que si analizamos con detenimiento la teoría de la matriz de Covey, encontraremos que en el cuadrante de las tareas importantes – no urgentes es donde se localizan la mayoría de las actividades más relevantes dentro del sistema de trabajo. Priorizar las tareas importantes – no urgentes es la forma más efectiva de hacer que las crisis y emergencias sean algo mucho menos frecuente dentro de la dinámica laboral.
Desde el lanzamiento de “Los 7 Hábitos de la Gente altamente Productiva” el mundo laboral quedó totalmente enganchado con los cuadrantes de Covey y su uso en las metodologías de trabajo actuales. Ciertamente cuando una matriz de Covey se aplica eficientemente esto generará cambios muy positivos dentro del desempeño y la utilización del tiempo, pues esta herramienta permite capacitar mejor a las personas en cuanto a lo que son las tareas importantes y urgentes dentro de la vida personal y labora y cuál es su verdadera relevancia.
.jpg){kind=link}