Cómo planificar la primera reunión con un gran cliente

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La primera reunión con el cliente es sin duda un desafío que tendremos que enfrentar en algún momento. Asegurar una buena primera impresión y el éxito del encuentro es posible si contamos con una planificación adecuada y un servicio valioso que ofrecer. Algunos datos y consejos sencillos pueden marcar la diferencia en esa primera cita.

Lo primero que debemos tener claro es que el objetivo de la reunión es convencer al cliente que somos la persona que necesita y que ha estado buscando. Cada cliente es diferente y tendrá sus particularidades. Es por esto que conocerlo a profundidad, mostrar entusiasmo por el proyecto y conocimiento sobre las estrategias que él necesita para lograr su objetivo, son pasos claves para que se dé cuenta que debe negociar contigo. Para hacer un buen plan y asegurar esa primera buena impresión te damos unos consejos geniales que seguro te ayudarán a ganarte su confianza desde el primer encuentro.

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Conoce al cliente

Una pregunta que debes hacerte antes de tener esa primera reunión es: ¿qué sabes sobre él y su empresa? Parece una pregunta muy simple, sin embargo, es de importancia vital.

El primer paso que debes dar es conocer a profundidad la marca, producto o servicio que ofrece el cliente. En este análisis debes tener en cuenta su historia, su público, su principal competencia, su actividad comercial y su trayectoria. También es importante saber todo sobre sus redes sociales: qué publican, dónde publican y cuándo lo hacen.

Define el plan de acción

Una vez estudiado el cliente y saber cuáles son sus necesidades, sus fortalezas y sus debilidades, debemos definir qué le vamos a ofrecer y en qué términos. El plan para la reunión debe cubrir todos los aspectos importantes, aunque posteriormente, en la propia reunión, surjan otros elementos que se deberán considerar también.

Por otra parte debe ser una oferta personalizada, que no parezca un guión o una receta que se le aplica a todos o a cualquier cliente. Debe sentirse especial y perfectamente hecho a su medida. De ser posible elabora un paquete de bienvenida personalizado que tenga el logo, el nombre y la información básica de la empresa.

Realiza tu plan para la reunión procurando dejar claro detalles como los procedimientos usados, protocolos de pago, tiempos, cronogramas estimados y cualquier información que consideres importante para el proyecto.

La importancia de la primera impresión

Algunos dicen que la primera impresión es la que cuenta. No dejemos al azar ningún detalle que podamos planificar. Algunas reglas básicas pueden ser de gran ayuda. Un elemento importante es vestirnos de acuerdo a la ocasión. Esto dependerá mucho también del sitio del encuentro, no es lo mismo una reunión en la oficina que en un restaurante o en un café, en estos últimos quizás se deba ser más casual. La puntualidad es muy importante. Acudir tarde a la cita genera una pésima impresión y puede ser un error irreparable.

Establece una conexión personal

De ser posible la reunión debe ser presencial. Aunque las reuniones a la distancia están muy de moda, las reuniones presenciales (cara a cara) son más cálidas, te permite estudiar el lenguaje corporal, darle un trato más personal, permite una mayor concentración y una forma directa de encarar el encuentro.

Quizá necesitas llevar un equipo para hacer la presentación, pero las pantallas distraen mucho, es fácil quedar atrapados en una imagen en vez de establecer una conexión directa y hablar mirándose a los ojos. Siempre es mejor (si es posible) llevar un block  para tomar notas y una buena predisposición a escuchar.

Ofrécele algunos consejos gratuitos

Demostrar genuinamente que quieres ayudar es una forma de ganar la confianza del cliente. Ofrecer de forma gratuita algunos consejos útiles para su empresa u organización será una buena forma de comenzar la relación, establecer una conexión y eliminar cualquier recelo.

El ofrecimiento de estos consejos útiles y gratuitos debe surgir de manera natural durante la reunión. Este gesto va a demostrar varias cosas:

  • En primer lugar que tienes experiencia y sabes de lo que hablas.
  • Que has realizado un buen trabajo de investigación, conoces su marca, producto o servicio, y sabes lo que necesita.
  • Que te preocupas por ayudarlo.

Otras ideas efectivas

Algunos aspectos importantes durante la reunión pueden ser:

  • Muestra tu entusiasmo. A los clientes les encanta sentir que realmente crees en su marca, producto o servicio. Puedes mostrar tu entusiasmo sin perder profesionalismo.
  • Pregunta mucho. Debes saber sobre sus metas y objetivos, los desafíos que enfrentan, etc. mientras más los conozcas, más sabrás que necesitan y cómo puedes ayudarlos.
  • Escucha con verdadera atención. Es necesario que prestes atención a lo que están comunicando. Parece obvio que el que pregunta quiere y escucha una respuesta, pero no siempre es así.
  • Coméntales los requisitos. Es importante aclarar la forma en que trabajas y los requisitos para realizar el proyecto, ya sean condiciones de pago, plazos o cualquier otra especificación.

Véndeles una solución

Después que el cliente haya compartido contigo los problemas y desafíos que enfrenta, déjale saber que puedes ayudarlo. Muéstrale tu propuesta. A estas alturas ya debes saber si es el tipo de cliente que encaja en tus proyectos. Si no lo es, piensa bien antes de asumir un compromiso.

  • Sé claro en la propuesta y déjale saber que realmente tienes algo valioso que ofrecer. Además muestra una intención e interés genuino en ayudar.
  • Define un plan de acción por fases, con pasos a seguir, de manera que la reunión no termine con un “Me pondré en contacto con usted.”.
  • Terminada la reunión dedica unos minutos para cuestionarte las cosas que crees que puedes mejorar para la siguiente.

En cada reunión aprenderás algo nuevo y mejorarás la efectividad. La planificación, tener algo valioso que ofrecer, la práctica y el genuino deseo de ayudar son algunos de los consejos que te pueden guiar a tener este primer encuentro exitoso con tu cliente.

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