Existen herramientas de gestión de tiempo que pueden ayudarnos a aprovechar al máximo cada hora de nuestros días. Existen cantidad de métodos y aplicaciones para organizar el tiempo, como gustos y colores hay en el mundo. Hay quienes funcionan con el tradicional calendario o un cronómetro para administrar el tiempo de trabajo/ocio, mientras los que requieren un poco más de disciplina posiblemente deban optar por instalar en su móvil un bloqueador de distracciones. Ya teniendo en cuenta qué es la gestión del tiempo y cómo identificar las herramientas de gestión del tiempo, conozcamos con estos ejemplos algunos elementos que integran un planificador de uso del tiempo eficientemente.
Metodologías de trabajo:
Qué son, ventajas, ejemplos y cómo desarrollar las mejores metodologías de proyecto
Calendario
Nada más efectivo para la organización del tiempo que llevar un calendario, hoy día existen varias opciones en línea que pueden ayudarte a llevar el control y seguimiento de tus actividades desde tu teléfono móvil. Con esta herramienta en su versión digital, puedes programa tu agenda de actividades laborales y personales para varias semanas, solo el hecho de escribirlo nos motiva al compromiso de cumplirlo. Incluye detalles de cada horario, tanto de las responsabilidades de rutina como de los compromisos que vayan surgiendo: distribuye el tiempo de trabajo, tiempo en familia, tiempo para distracción o para descansar.
Google Calendar
De las herramientas de administración del tiempo, Google te servirá para programar tareas, proyectos, reuniones y planificar cada día de trabajo sin necesidad de enviar y recibir correos electrónicos. Es de uso simple y fácil, este planificador del uso del tiempo incluye un calendario en línea unificado, análisis de uso del tiempo y de horarios de reunión acordados.
Ninguna otra herramienta de calendario ofrece todas estas características juntas. El tablero unificado permite ver todos los calendarios en Google, Outlook y Apple; y compartir los enlaces de calendario con clientes, empleados y cualquier otra persona.
- Precios: Google Calendar ofrece un plan gratuito limitado y un plan estándar a $ 6 por mes, también ofrece un Plan Pro con un precio en $8. Algunos descuentos están disponibles para escuelas, organizaciones sin fines de lucro y equipos grandes.
Administrador de tareas o proyectos
Con el calendario reservas bloques de tiempo para las tareas importantes, reuniones, rutinas, etc. Con la aplicación de gestión de tareas estableces además prioridades y realizas seguimiento de cada progreso. Es una herramienta muy útil para aquellos quienes dirigen un equipo grande de trabajo a través de dos opciones de administración de tareas o proyectos, uno basado en listas y el más popular, basado en Kanban.
En esta segunda alternativa de gestión y manejo del tiempo de manera efectiva, se crean diferentes tableros virtuales con columnas clasificadas en tareas pendientes, en progreso y ejecutadas, y tarjetas virtuales para cada tarea, estas se mueven a través de las columnas. Al priorizar las tareas, siempre debe considerar la diferencia entre tareas urgentes e importantes.
Trello
Otra de las herramientas para administrar el tiempo, es uno de los más populares software de gestión de tareas con tablero Kanban y es especialmente útil para administración de proyectos de equipo, el cual puede hacer seguimiento al progreso de las tareas. Permite automatizar tareas y flujos de trabajo tediosos, así como la creación de listas de tareas ilimitadas, también el uso compartido de imágenes y archivos, comentar y colaboraciones. Es la forma más visual para que los equipos intercambien en cualquier proyecto, desde empresas emergentes hasta grandes compañías.
- Precios: Los planes de pagos de Trello comienzan desde $5 por mes. Tiene un plan limitado gratuito para uso personal y de $9.99 mensual para empresas.
Rastreador de tiempo
Un rastreador de tiempo es una de las herramientas para la administración del tiempo que nos permite ser más productivo, por cuanto nos facilita un registro de cómo gastamos las horas del día y hacer ajustes necesarios para aprovechar nuestros horarios. La planeacipon del tiempo y sus herramientas nos concede grandes ventajas profesionales, también es efectivo para automatizar cosas como informes y facturación. Algunas de las aplicaciones de seguimiento del tiempo más conocidas son: Harvest, Toggl, Timely y Tick.
RescueTime
Esta aplicación se ejecuta de manera silenciosa en segundo plano ya sea en su computadora o teléfono portátil. La herramienta envía informes semanales de los sitios donde mayormente pasa el tiempo, incluso puede limitar el acceso a los espacios (páginas web, redes sociales, etc) que le hacen perder el tiempo o establecer alertas de cuando se cumplan los límites de tiempo impuestos.
Es uno de los mejores software de seguimiento del tiempo y bloqueo de distracciones también para los equipos de trabajo, ya que suministra información precisa e inteligente sobre los sitios y aplicaciones que utilizan sus empleados durante el trabajo. Bloquea las distracciones para ayudar a los usuarios a concentrarse en las tareas importantes. Brinda informes detallados, tendencias e información.
- Precios: El plan premium de Rescue Time tiene un valor promedio mensual de $9 por usuario.
Aplicación de notas
Las aplicaciones para tomar notas son útiles por cuanto se pueden escribir los objetivos a largo plazo anuales o mensuales, llevar actas de reuniones, conservar todas las referencias y artículos en un solo lugar, así como mantener la versión digital de diferentes documentos.
Estas herramientas para organizar el tiempo suelen tener diferentes plantillas preestablecidas, pero también se pueden personalizar para el caso de uso en redacción de pautas y listas de verificación, análisis de problemas comerciales, preparación de hojas de ruta, calendarios editoriales, etc. También cuenta con diversas extensiones y complementos para enviar datos a la aplicación desde diferentes fuentes, actividad y programa de administración del tiempo.
Evernote
Esta aplicación permite ordenar y archivar textos, notas de voz e imágenes, en caso de redactar un informe, elaborar un documento técnico o la publicación de un blog. También se pueden almacenar recursos multimedia de sitios web para referencias futuras, de igual modo escanear textos, adjuntar archivos, recortes web y audios a tu nota digital.
Es una app práctica para la producción y organización de contenido, ideas, listas, tareas, proyectos, etc, Entre sus características más apreciadas es que permite la sincronización de todos sus dispositivos para continuar trabajando de acuerdo a su necesidad, guardar y compartir cualquier página web, artículo en línea o archivos PDF utilizando la función de clipper web.
- Precios: Evernote tiene un plan básico gratuito para uso personal, mientras para profesional a partir de $ 9.99 usuario por mes.
Seguimiento de hábitos
No te limites, realmente puedes usar diferentes herramientas para organizar el trabajo, herramientas de seguimiento y control de hábitos, para bloqueo distracciones, soluciones de automatización, gestión de tiempo, etc. Lo importante es usar las que realmente te funcione para el objetivo de llevar una vida más próspera y eficiente. Algunos de los mejores constructores de hábitos que existen en el mercado son Momentum, un tablero personal diseñado para eliminar la distracción; Brain.fm con música para ayudarte a concentrarte, Zapier y IFTTT, ideal para conectar aplicaciones y automatizar el flujo de trabajo y el Temporizador Pomodoro.
Técnica Pomodoro
Fue creada por el empresario Francesco Cirillo para dividir el trabajo en intervalos o Pomodoro, llamado así por el cronómetro con forma de tomate que caracteriza el temporizador. La idea es configurar el temporizador por un período elegido (20 min o más) para concentrarse durante ese tiempo en una tarea específica. Con el sonido del cronometro te tomas un breve descanso de máximo 5 minutos. Repite y cuando hayas completado este proceso cuatro veces, puedes tomar descansos más largos de hasta 30 minutos.
Es una técnica útil para pensadores creativos, estudiantes o trabajadores que se sientan agotados, ya que no solo te enseña a distribuir el tiempo; sino también a establecer metas y cómo alcanzarlas. Es importante distribuir mi tiempo porque de ello depende mi éxito.
Diferentes personas necesitan diferentes herramientas de gestión del tiempo. Es posible que para un estudiante funcione mejor un administrador de tiempo y habilidades, que controle el lapso que dedica a las redes sociales y videos de entretenimiento. Para un profesional que trabaja por proyectos desde su casa le vendría mejor instalar el temporizador Pomodoro en su dispositivo electrónico para organizar las horas de esfuerzo entre las labores técnicas y domésticas. Hay múltiples aplicaciones para organizar el tiempo que se adaptan a las miles de preferencias y necesidades. Descubrir un proceso que funcione para ti, es clave para crear una vida más eficiente.
En cuanto a las herramientas de gestión de tiempo fáciles de usar para mejorar la administración de tu día a día, me gustaría mencionar la herramienta que se llama Kanban Tool (https://kanbantool.com/es) Es una herramienta que permite crear tableros compartidos y saber en qué proyecto está trabajando cada miembro del equipo. También puede tener un uso personal.