Muchas pymes conocen la cifra total que gastan en combustible al cerrar el año, pero pocas saben qué vehículo, qué ruta o qué tipo de trabajo explica esa cifra.
Sin ese desglose cuesta decidir qué furgoneta renovar, qué recorrido revisar o cuánto dinero reservar en el presupuesto del año siguiente.
Para medir la gestión de combustible de una empresa no hace falta software complejo ni un departamento dedicado.
Basta con recoger unos pocos datos de forma constante y convertirlos en indicadores que cualquier responsable pueda leer en una reunión mensual.
¿Qué indicadores conviene medir?
Los indicadores más útiles para una pyme con vehículos comerciales se calculan con datos que la empresa ya genera cada vez que un conductor reposta. Son estos:
Litros comprados por vehículo y por mes.
Gasto total en combustible, por vehículo y para toda la flota.
Coste medio por litro, que permite ver si se reposta en estaciones caras.
Coste por kilómetro, el dato que mejor resume lo que cuesta cada trayecto.
Consumo medio, expresado en litros cada 100 kilómetros.
El coste por kilómetro se obtiene dividiendo el gasto en combustible entre los kilómetros recorridos. Un ejemplo sencillo: una furgoneta que en un mes gasta 300 euros en gasóleo y recorre 2.500 kilómetros tiene un coste de 0,12 euros por kilómetro.
Si en ese mes ha repostado 200 litros, su consumo medio es de 8 litros cada 100 kilómetros. Con esas dos cifras ya se puede comparar ese vehículo con otro que haga un trabajo parecido.
¿De dónde salen los datos de cada repostaje?
La calidad de los indicadores depende de cómo paga la empresa el combustible.
Cuando los conductores pagan en efectivo o con su propia tarjeta y luego presentan tiques, alguien tiene que copiar a mano litros, importes y fechas, y cualquier tique perdido deja un hueco en las cuentas.
Con ese sistema, calcular el coste por kilómetro de cada vehículo se convierte en un trabajo que casi nadie tiene tiempo de hacer.
Las tarjetas de combustible cambian ese punto de partida, porque cada operación queda registrada con la estación de servicio, la fecha, los litros y el importe.
El extracto o la factura consolidada que llega a final de mes sustituye a decenas de tiques y facilita que finanzas y operaciones trabajen con las mismas cifras.
Las empresas que quieran mejorar el control de los costes de sus vehículos pueden recurrir a Radius[1] para encontrar soluciones adaptadas a las necesidades de su flota.
El coste medio por litro gana sentido cuando se compara con lo que cobran las gasolineras de las rutas habituales.
Para eso sirve el mapa oficial de precios de las estaciones de servicio en España, que permite revisar qué puntos de repostaje resultan más razonables en cada trayecto.
Elegir una red de estaciones que coincida con los recorridos de la flota también evita desvíos que solo sirven para repostar.
¿Qué hacer con las cifras una vez calculadas?
Los indicadores de combustible solo resultan útiles si alguien los compara.
Dos furgonetas del mismo modelo que hacen rutas similares deberían tener consumos cercanos, y una diferencia que se mantiene varios meses puede apuntar a un problema mecánico, a neumáticos con poca presión o a un vehículo que ya no encaja con el trabajo que se le pide.
Las cifras también ayudan a detectar operaciones que no cuadran, como dos repostajes del mismo vehículo en pocas horas o una carga de litros superior a la capacidad del depósito.
Los límites de gasto, el PIN y las restricciones de producto que ofrecen algunas tarjetas reducen ese riesgo, aunque ninguna medida lo elimina del todo.
Para el departamento financiero, una serie de varios meses con gasto, litros y kilómetros por vehículo es una base mucho más fiable para presupuestar que una cifra global estimada.
Ningún sistema de pago garantiza por sí solo un consumo menor, pero una empresa que mide lo que gasta tiene más opciones de corregir a tiempo lo que no funciona.
