Seleccionar un dispositivo de oficina es una tarea ardua, deben considerarse ciertos factores como: marca, presupuesto, funcionalidad o calidad. Los accesorios electrónicos relacionados con el ordenador son clave debido al frecuente uso que se les atribuye. En la era digital las impresoras están destinadas en su mayoría a la reproducción de documentos en materia legal y administrativa, por ende, se recomienda evaluar detalles operativos con mayor atención a la hora de adquirirlas.
En este artículo se expondrán consejos útiles en base a experiencias profesionales, asimismo se tendrán en cuenta aspectos técnicos que se refieren a un mejor aprovechamiento del dispositivo.
Rendimiento adecuado
En condiciones regulares una oficina necesita un dispositivo que genere gráficas legibles y tipografía con excelente acabado, es decir, producción de baja a moderada en impresiones, con reducido empleo de tinta para ajustarse a los gastos presupuestados al mes. Los modelos de inyección de tinta son los más recomendados para este tipo de actividades. Es posible emplear el clásico cartucho o instalar el sistema de tinta continua, el segundo requiere cargas más costosas, pero tiene mayor vida útil.
Si se procura implementar una alternativa que elabore gran cantidad de impresiones y copias monocromáticas (superior a 2.000 mensuales), se aconseja que opere con tóner (pigmentos pulverizados), como una impresora láser. De este modo se abaratan los precios de consumo en comparación con la frecuencia de uso, pero de manera exclusiva aplica a documentos en blanco y negro.
También existen modelos láser que imprimen a color, pero en condiciones similares a las que imprimen en B/N, con énfasis en el ahorro de consumibles.
Adquisición de consumibles
La recarga y reemplazo del tóner o la tinta también interviene en el proceso de decisión, ya que los establecimientos suelen casarse con la compañía que mejor se ajuste al equipo que compraron.
Los clásicos negocios de reabastecimiento físico rápidamente están siendo desplazados cada vez más por las tiendas online, gracias al elemento adicional que proporcionan, la comodidad en facilidades de pago y entrega.
Un ejemplo de ello es la tienda virtual NTT Toner donde se encuentra una gran variedad de cartuchos de todas las compañías líderes, incluyendo las genéricas de mayor demanda; también forma parte de sus servicios las recargas de tinta y tóner con envíos gratuitos en España para las personas que realicen una inversión superior a 29 €, lo que permite ahorrar algunos euros. La comparación es fácil de realizar con tan sólo visitar web unos minutos.
En NTT Toner se esmeran por asegurar un servicio rápido y eficaz, garantizando que la calidad en sus tintas permita alcanzar el máximo nivel, lo que se traduce en una gran optimización y ahorro en la reposición de consumibles.
Otro servicio disponible es la repotenciación de equipos usados. Es laborioso encontrar un cartucho que se adapte a las impresoras antiguas, que se encuentren funcionando en los establecimientos, por esto NTT Toner también distribuye piezas compatibles con dispositivos de todas las marcas ya descatalogados, destacando de esta forma, la importancia en el factor económico de estos consumibles.
Dispositivos inteligentes
En el pasado las impresoras multifuncionales eran lo más moderno porque permitían hacer copias, enviar fax y escanear. En la actualidad hay dispositivos tan vanguardistas que se conectan a Internet, avance que implica una serie de funciones un poco más caras pero que justifican el dinero invertido.
Si la compañía requiere un dispositivo muy versátil, es imperativo conocer estas consideraciones para adquirir la más apropiada:
- Conexión inalámbrica: permite ejecutar la orden de impresión, sin conexión por cable con el ordenador, aunque valga comentar que distintas aplicaciones en el móvil le otorgan al usuario la oportunidad de reproducir sus documentos aún sin estar presente en el lugar de trabajo.
- Punto de acceso a wifi: un modelo de la empresa HP fue diseñado para ejecutar una función similar al clásico router.
- Mejoramiento significativo en las tareas básicas: hasta 18 impresiones por minuto, escaneo veloz de los documentos, incluyendo transmisión ininterrumpida de datos a través del modo fax.
- Bloqueos por medio de redes con seguridad: ésta sirve para las organizaciones que trabajan con servicios IT.
- Panel de control con pantalla táctil: en éste se reflejan datos como la cantidad de tinta disponible, lo que puede ayudar al control y ahorro en el abastecimiento de tinta en momentos críticos.
El responsable de la compra necesita sondear con franqueza los requisitos de la empresa para equilibrarlos con el presupuesto que le haya sido otorgado o el estimado que supone se le proporcionará, a fin de seleccionar el dispositivo más apropiado para la empresa según sus necesidades.
