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Sistema ERP: Qué es y su importancia en la empresa

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A la hora de elegir un sistema ERP, es importante saber si podrá adaptarse al tamaño de la empresa. Existen varios que se pueden escoger según las soluciones que incluye, desde el control de inventario hasta la gestión de proyectos. De esa manera, se logra agilizar ciertos procesos que lleven a tomar mejores decisiones y minimizar errores en un futuro.

Ya sea una gran empresa o bien otra más reducida, contar con un software empresarial es primordial para alcanzar los objetivos propuestos por el equipo. Además, ayuda a la empresa a mantenerse a la par que su competencia y mejora el desempeño del personal involucrado.

Cómo la digitalización de las empresas influye en su rendimiento

Conforme pasa el tiempo, los gerentes y encargados de un negocio deben lidiar con la sobrecarga de trabajos y agilizar ciertas tareas repetitivas como el control de nóminas o la gestión de pagos. Esto puede retrasar el rendimiento del equipo y llevarlo a cometer muchos errores si no cuenta con un sistema eficiente. Por lo cual, la digitalización cumple un papel fundamental para mejorar todo tipo de situaciones.

Un buen ejemplo sería el uso de un software para gestión de proyectos, que logre gestionar un alto volumen de documentos y mejorar la comunicación con los clientes. A su vez, también facilita el trabajo colaborativo y refleja el estado actual de todas las tareas asignadas a los empleados. 

Al automatizar una tarea, evitamos cualquier pérdida de documento por traspapelarse los archivos. También permite que los pagos a proveedores se agilicen y se logren culminar los objetivos propuestos en las fechas establecidas.

¿En qué consiste un ERP?

Básicamente, un ERP es un software de gestión empresarial que centraliza todas las operaciones en un solo lugar. Su función es la de evitar cualquier problema que afecte a las ventas o, incluso, a la relación que tienen los integrantes del equipo.

Algunas de las funciones que puede tener un sistema ERP son las de realizar gestiones financieras, hacer control de nóminas y administrar proyectos de toda índole. También puede involucrar el CRM de una empresa, ayudar a RR.HH. en el proceso de selección del personal y controlar los puntos de venta.

En el ámbito del marketing, un programa de gestión permite brindar las métricas necesarias para desarrollar una estrategia de ventas y retención de clientes. A su vez, también contribuye a atraer a personas interesadas en obtener el producto o servicio ofertado, evitando que se vaya con la competencia.

Actualmente, las soluciones ERP están pensadas para adaptarse al crecimiento de una empresa. Así, si una persona es propietaria de una pyme, puede implementar un software de gestión que cubra sus necesidades y, con el tiempo, integrar nuevas funciones.

Ventajas de implementar un sistema ERP en la empresa

Muchas personas creen que un software de gestión es algo que usarían las grandes empresas o multinacionales. Pero, en realidad, también existen sistemas ERP para pymes o medianas empresas, que buscan mejorar los flujos de trabajo y ahorrar tiempo y dinero en ciertos procesos repetitivos.

Cuando llega la hora en que no basta con anotar todo en lápiz y papel, es momento de invertir en la digitalización de la empresa. Tener a mano un buen programa de gestión empresarial ofrece las siguientes ventajas:

  • Optimiza toda clase de gestiones en un lapso de tiempo más breve.
  • Ayuda a que los empleados se centren en tareas más importantes y relegue aquellas que son repetitivas.
  • Crea una base de datos con todo el personal, clientes y proveedores que se encuentran involucrados con la empresa.
  • Facilita la creación de informes para medir los resultados de un proyecto de forma semanal o mensual.
  • Permite controlar mejor las ventas y los gastos de forma más eficiente.
  • Logra mejorar la atención al cliente según sus peticiones.
  • Se adapta a los flujos de trabajo, permitiendo asignar tareas y roles por departamentos o secciones.
  • Detecta cualquier error de datos para que el gerente pueda intervenir de inmediato.
  • Los software en la nube ayudan tanto a gerentes como colaboradores a acceder a sus datos desde cualquier dispositivo.
  • La elaboración de informes se realiza de forma automática, sin perder el tiempo en ingresar los datos a mano.

En sí, los sistemas ERP son ideales tanto para mejorar la relación con los clientes como para aumentar la motivación de los empleados. Por ese motivo, es necesario poder ayudarlos a familiarizarse con la interfaz para disponer de ella en cualquier momento.

En qué casos se necesita instalar un software de gestión

Durante los primeros años, el propietario de una pyme aún no considera el digitalizar ciertos procesos. Pero, con el tiempo, se ve en la necesidad de invertir en tecnología para abarcar un mayor terreno y, así, lograr enfocarse en sus negocios. De esa forma, logra solucionar ciertos problemas que van desde la disminución de ventas hasta fugas de datos.

En el ámbito digital, es necesario saber proteger la información confidencial contra ataques cibernéticos o accesos de desconocidos. Para eso, hay que tomar medidas de seguridad propias e instar al personal a cuidar sus datos mediante capacitaciones o reuniones corporativas.

Otro motivo por el cual una pyme requeriría de un ERP es para cubrir la alta demanda de productos o servicios. Al hacerlo de forma manual, se puede traspapelar los pedidos y generar insatisfacción entre los clientes. Lo ideal es poder organizarse y controlar el estado de transacciones de ventas mediante gráficos e informes digitales.

Si hay problemas de actualización en tiempo real, pueden surgir retrasos en los pagos o inconvenientes a la hora de cubrir un nuevo puesto de trabajo. Un software de gestión recopila cualquier cambio interno que surja dentro de la empresa, evitando así el ingreso de datos a mano que lleven a cometer errores.

En resumen, tener un programa ERP es útil en casi cualquier ámbito. Un extra es si el sistema está basado en la nube, permitiendo así el acceso desde cualquier dispositivo para controlar los procesos en tiempo real.

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