¿Conoces la importancia de los talonarios de facturas para tu empresa?

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El orden administrativo de una empresa se basa principalmente en los registros que realiza en sus transacciones comerciales y en el material impreso que utilice para trabajar de forma organizada.

Llevar el control de las cifras de los ingresos y pagos, de los pedidos, envíos e incluso del tránsito interno del material entre departamentos permite a los administradores evaluar el desarrollo de las operaciones empresariales y planificar su crecimiento.

Este régimen de control se facilita con la implementación de un sistema numerado que permite establecer una cronología de la actividad comercial en cualquiera de sus niveles.

El sistema de organización más tradicional y práctico es el talonario de facturas, que ofrece muchas ventajas, entre ellas, la personalización para adaptarlo a las necesidades de cada empresa.

Ventajas de los talonarios autocopiativos

Un talonario de facturas es un documento legal que acredita la relación entre su portador y la empresa, por lo que se convierte en una carta de presentación comercial. A su vez, forma parte de la imagen corporativa, por eso muchas organizaciones optan por utilizar diseños personalizados.

El uso de formatos genéricos que se rellenaban antes a mano fue desplazado por los talonarios de facturas que incluyen la información fiscal de la empresa, lo que permite a las autoridades llevar a cabo las auditorías. También cuentan con el logotipo y la imagen empresarial, que forman parte del mensaje publicitario.

Como comentan en la web Marcaprint.com, los avances tecnológicos han entrado en juego con la implementación de los nuevos talonarios autocopiativos personalizados. Estos impresos mercantiles utilizan un papel químico que permite hacer hasta tres copias, según se requiera, con solo escribir sobre ellas y sin la necesidad de utilizar el papel carbón.

Esto reduce los gastos de tener que comprar papel carbón, además de generar menos desechos en la oficina y, por consiguiente, cuidar del medio ambiente.

El papel autocopiativo está compuesto por cápsulas de arcilla, que se desprenden con la presión de la escritura y transmiten la información sobre la página siguiente. Es un método muy práctico para trabajar organizadamente.

Tipos de talonarios autocopiativos

Existen varios tipos de talonarios autocopiativos personalizados. Su diseño, tamaño e información dependerá del uso y las necesidades de cada empresa.

Además de los talonarios de facturas o recibos, que contienen detalles del pago de toda transacción de compraventa o servicio, existen los talonarios de albaranes o notas de entrega.

Son instrumentos mercantiles que certifican la entrega de un pedido, sin la validez fiscal de la factura. Permiten dejar constancia del intercambio comercial, sin especificaciones monetarias.

Las notas de pedido corresponden a otro tipo de talonario empleado por las empresas comerciales para formalizar la solicitud de la mercancía. Conocidas también como órdenes de compra, especifican las cantidades y formas de pago antes de concretarse el intercambio.

También hay recibos que sirven de constancia de pago de un servicio y que se suelen emplear en los alquileres. Además, se utilizan para reflejar la recepción de un dinero por parte de un empleado.

Las comandas son muy usadas en los restaurantes y sirven para tomar nota del pedido de la clientela. Consiste en un formato en el que se marca la solicitud de una manera ordenada y rápida.

En todos estos casos, es habitual que se emitan varias copias, para que cada una de las partes conserve un aval. Con el papel autocopiativo se facilita esta tarea.

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Miguel Medina

Especialista en Comunicación Digital y Social Media. Content Manager, Editor y Redactor de Contenidos Web en diferentes revistas y medios de prensa online. Prosélito devoto del Lean Writing. Desayuno datos, almuerzo datos y ceno datos. El lector es el único que siempre tiene razón.

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