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¿Cómo habilitarse ante la DIAN como facturador electrónico?

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La facturación electrónica, sin duda, es algo que vino a facilitarnos y agilizar nuestro día a día. Sabemos que todos los que nos dedicamos a la venta de productos o servicios, debemos facturar para efectos tributarios.

Este tipo de facturación ofrece muchas ventajas no solo para la DIAN, sino para nosotros los pequeños y medianos empresarios, así que es importante valernos de la mejor tecnología para realizarlo.

Otro punto importante de conocer es que toda empresa, sin importar su tamaño ni número de empleados, debe contar con un buen software de nómina, ya que están especialmente diseñados para potencializar la productividad de las personas que se encargan del área de recursos humanos, reduciendo tiempos, carga de trabajo y errores.

¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?

  • La primera de ellas es la reducción de costos, pues nos olvidamos del papel y las impresiones. Obviamente, esto repercute de forma benéfica en el impacto al medio ambiente.
  • La facturación electrónica nos permite disponer de cada una de las facturas

realizadas en el momento que lo necesitemos. Además, es importante saber que bajo ninguna circunstancia las vamos a extraviar, ya que el almacenamiento es totalmente virtual.

  • Puedes realizar tus facturas sin importar el lugar y hora donde te encuentres.
  • La información de las facturas no se puede alterar o manipular, ya que se envían de manera automática a la DIAN.
  • Reduce la carga de trabajo, ahora se pueden hacer las facturas de forma mucho más rápida y organizada, sin las montañas de papeles que teníamos antes para poder trabajar.

Estas son solo algunas de las muchas ventajas que tiene la facturación electrónica. Pero,  ¿sabes cómo debes hacerlo?

Paso a paso para hacer tu habilitación como facturador electrónico

Antes de comenzar debes contar con software de facturación electrónica. Este tipo de programas se encargan de realizar tareas contables como emitir y recibir facturas, enviarlas directamente a la DIAN, administrar y organizar las cuentas de tus clientes, etc. Es importante que al seleccionar este tipo de software, tomes en cuenta que cumpla con todas las normativas legales y que asegure la privacidad de todos los datos que manejas.

Una vez sabiendo esto, lo siguiente que debes hacer es:

  • Paso 1
    Ingresa al portal de la DIAN: www.dian.gov.co
  • Paso 2
    En la parte inferior de la pantalla, localiza el link que dice:
    Factura electrónica – Habilitación
  • Paso 3.
    Elige el tipo de usuario, ya sea que estés como empresa o persona, debes seleccionar el que tienes registrado en la DIAN. Rellena los datos que te pide, como NIT de la empresa, número de cédula del representante legal, etc.
  • Paso 4.
    Una vez que hayas terminado de ingresar los datos, da click en entrar. Te saldrá una pantalla con una notificación avisando que el token de acceso te llegará al correo electrónico, este es el mismo que tienes registrado en el RUT.
  • Paso 5:

Desde el correo electrónico que recibiste, da click en acceder. Este te llevará directamente a la plataforma de la DIAN. Entra al menú principal y selecciona: Registro y habilitación, posteriormente entra a Documentos electrónicos

  • Paso 6.
    Una vez dentro, selecciona el tipo de documento, da click en la opción: Factura electrónica.
  • Paso 7.
    En esta pantalla, te deben aparecer los datos de la empresa. Revisa los datos y a continuación selecciona el botón que dice: Configurar modos de operación. 
  • Paso 8.  
    Dentro de esta opción, se necesita que en el campo que dice Seleccione el modo de operación elijas Software de un proveedor tecnológico, y en las casillas correspondientes busques al proveedor con el que estás trabajando. Una vez que lo encuentres, da click en Asociar.
  • Paso 9: Una vez que el sistema te haya confirmado a tu proveedor de software podrás hacer un seguimiento de pruebas de facturación.
  • Paso 10: En esta pantalla podrás observar dos columnas, estas son: Rangos de prueba y Acciones. Ahí, además de realizar las pruebas, también podrás dar seguimiento de los resultados.

Si las pruebas son exitosas, ya estás habilitado. Así de fácil comienza a emitir facturas

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